De todas las tareas que se ejecutan en un entorno de negocios, las tareas de gestión se encuentran entre las que más tiempo conllevan. Optimizar ciertos procesos puede dar lugar a que tanto los trabajadores, como directivos o personal externo dediquen la mayor parte de su jornada a tareas que proporcionen beneficios. En definitiva, mejorará el rendimiento y aumentará la productividad. Te damos cinco claves para simplificar las gestiones empresariales de tu negocio.
5 consejos para simplificar tus gestiones empresariales
Las gestiones típicas de una empresa pasan por la documentación, facturación, logística, o atención al cliente. Es decir, son aquellas que no están directamente relacionadas con su actividad, pero que son necesarias para el buen funcionamiento del negocio. Sin embargo, cuanto más tiempo dediquemos, por ejemplo, a la gestión documental o análisis de datos, menos tiempo pasaremos intentando alcanzar nuestros objetivos o metas. Por eso, es importante simplificar ciertas gestiones, o automatizar procesos.
Integra las tecnologías adecuadas en tu empresa
Analiza qué tecnologías te ahorrarán tiempo. Algunos ejemplos son:
- CRM (Customer Relationship Management). Un sistema de gestión que nos permite gestionar de forma ágil las relaciones con nuestros clientes.
- Softwares dedicados a la contabilidad o la generación automática de facturas.
- Control de inventario.
En la medida de lo posible, debemos intentar que los procesos no se repliquen. Por eso, si podemos integrar en un único canal de gestión varias funcionalidades, será mucho más beneficioso para cualquier trabajador. Tener que utilizar dos programas es mucho menos óptimo que tenerlo todo bajo control en un vistazo. Existen sistemas que integran la gestión de tus clientes, con el almacenamiento o tu tienda online. Aquí puedes ver algunas de nuestras soluciones.
Digitaliza la documentación
Y asegúrate de que se clasifica y ordena adecuadamente. Como hemos visto, debes elegir bien el sistema de guardado de documentos: Puedes optar por almacenamiento en la nube, servidores externos, etc. También debes realizar backups para asegurarte de que no pierdes datos. Una vez preparada la infraestructura, es el momento de digitalizar todos los documentos que tengas en tu empresa.
Utiliza las gestiones empresariales por bloques
Una buena forma de ahorrar tiempo es dedicar una franja horaria a tareas de administración o gestión. Para que sean más ejecutivas, deberían ser en aquellos tramos en los que la persona encargada sea menos productiva. La repetición de ciertas tareas como contestar correos, archivar documentos o actualización del software correspondiente debería requerir menos esfuerzo que las que se realizan para alcanzar metas u objetivos.
Forma a tus empleados
Todo lo anterior no funcionará si no formas a tus empleados en la gestión de las tecnologías que van a utilizar. Pero no sólo deberían recibir formación específica a ese respecto. Para mejorar su productividad, puedes potenciar sus puntos fuertes y que mejore su rendimiento. Por ejemplo:
- Entrena su capacidad para solucionar problemas. Proporciónales la información necesaria para que sean capaces de hacer frente a los pequeños retos del día a día. Si no tienen que recurrir a terceros, se ahorrarán tiempo. Esto no sólo es beneficioso para ti, sino que la rapidez en la resolución de conflictos con un cliente mejorará la imagen reputacional de tu empresa.
- Autocontrol de la calidad. Idealmente, cada empleado debería ser capaz de evaluar su propio trabajo, detectando errores y poniéndoles solución. Aunque exista un departamento de calidad, si el producto (o servicio, objetivos, etc) llega a ese eslabón de la cadena lo más depurado posible, también nos supondrá un ahorro de tiempo y costes.
- Crea grupos de trabajo que potencien la implicación de los trabajadores y el trabajo en equipo.
Analiza los datos
Pese a que es una gestión empresarial en sí misma, el análisis de datos es fundamental para comprender qué procesos nos llevan más tiempo, cuáles son más y menos rentables, y cómo podemos mejorar el rendimiento a largo plazo. Lo ideal es recopilar datos antes de la implementación de nuevas medidas y compararlas con los datos recogidos a posteriori, para detectar posibles mejoras o fallas de tu nuevo sistema. Así como potenciar tus nuevos puntos fuertes.
La automatización, el uso adecuado de las tecnologías y la simplificación de las gestiones empresariales hará que tu empresa ahorre tiempo en tareas puramente administrativas, que puede reorientarse a la consecución de tus metas, objetivos o estrategias. En Quantum sabemos que integrar estos procesos puede ser una tarea larga y complicada, y por eso te ofrecemos soluciones a medida de tus necesidades. No dudes en ponerte en contacto con nosotros, podemos ayudarte a mejorar tu rendimiento, y a transformar y mejorar tu modelo de negocio.
