Si t’estàs plantejant obrir un negoci, és possible que t’hagis plantejat si les factures digitals són legals de la mateixa manera que ho són les factures en paper. La resposta és molt senzilla: si. Tot i això, per tal de poder emetre factures digitals, cal seguir la normativa establerta per la llei. A continuació parlem de les principals característiques de les factures en paper i les factures digitals, així com dels avantatges de les segones.
Què és una factura en paper?
En primer lloc, és important diferenciar els conceptes de factura en paper i factura digital. El concepte de factura en paper no sempre es refereix, necessàriament, a aquella factura que ha estat impresa i entregada a mà o bé enviada per correu ordinari. Una factura en paper també és aquella que és enviada mitjançant el correu electrònic, en format PDF, que posteriorment podrà ser impresa.
Què és una factura digital?
D’altra banda, una factura digital, anomenada també factura electrònica, és aquella que ha estat realitzada i enviada mitjançant el programa de digitalització de factures adequat. La seva funció, així com els efectes legals que comporta, són exactament els mateixos que els de la factura en paper o format PDF.
La principal diferència entre ambdues és que les factures digitals s’expedeixen, s’envien i es reben sempre en format electrònic, mitjançant un enllaç i un avís per email. El format de les factures digitals i les factures en paper també varia, però les dades incloses en cadascuna d’aquestes són les mateixes.
Per tant, la validesa legal de les factures digitals és la mateixa que en el cas de les factures en paper. Malgrat això, per tal que una factura digital sigui vàlida i legal, ha d’haver estat emesa utilitzant un programa de digitalització homologat i indicat per l’Agència Tributària. En cas contrari, la factura digital no serà considerada vàlida o legal. Cal tenir en compte, que per tal de poder accedir a aquest programa, caldrà disposar d’un certificat digital.
Quines són les característiques que ha de tenir una factura?
Independentment del seu format, qualsevol factura, sigui digital o en paper, ha de complir certs requisits o característiques per tal de ser considerada legal. A continuació parlem d’aquestes característiques:
- La factura ha de ser llegible de manera fàcil i clara.
- El contingut de la factura ha de ser l’adient. Dit d’altra manera, cal incloure totes les dades, i garantir que aquestes són les correctes i no han estat modificades.
- També cal garantir la identitat de la persona que ha emès la factura, així com la de l’emissor.
Llegibilitat i autenticitat en una factura electrònica o digital
En el cas de les factures digitals, la llegibilitat vindrà determinada pel programa informàtic que s’utilitzarà per emetre i enviar la factura.
D’altra banda, l’autenticitat i integritat de les factures digitals seran confirmades mitjançant una signatura electrònica, així com un intercanvi previ de les dades de l’emissor i el receptor. Aquest intercanvi de dades s’haurà de realitzar mitjançant un programa indicat i homologat.
Quins avantatges suposen les factures digitals?
Actualment, les factures digitals suposen un important nombre d’avantatges respecte a les factures en paper. A continuació parlem d’aquests:
- Emetre factures digitals suposa un estalvi de temps i despeses. El fet de no haver d’imprimir i enviar les factures suposa un estalvi a llarg termini.
- El programa redueix la possibilitat de cometre errors. Al tractar-se d’un programa informàtic com a eina per a l’emissió i enviament de factures, és molt més improbable cometre errors. Això es deu al fet que gran part de la informació ja està emmagatzemada i automatitzada en el programa.
- És molt més fàcil accedir i gestionar les factures. D’altra banda, accedir a les factures emeses i rebudes és molt més fàcil quan es tracta de factures digitals. Mitjançant un enllaç, que rebrem per correu electrònic, podrem consultar, en qualsevol moment, l’estat de les nostres factures.
- S’ofereix un millor servei al client. Especialment en el cas de les grans empreses, emetre les factures en format digital suposa avantatges per al client. D’aquesta manera, el receptor de la factura no ha de desplaçar-se.
- Suposa importants beneficis pel medi ambient. A llarg termini, l’estalvi de paper resulta especialment beneficiós pel medi ambient.
- El procés és molt més ràpid. Les factures digitals poden ser enviades de forma automàtica. Per tant, això agilitza el procés, així com el pagament de l’import en qüestió.
- Suposa un estalvi d’espai i emmagatzematge.
