Desde Quantum y muy especialmente desde nuestro software para gestionar facturas online queremos ofrecerte algunos consejos que pueden ayudarte a mejorar su gestión de una forma sustancial. En efecto, la gestión de facturas de tipo digital es esencial para poder llevar a cabo una contabilidad y administración eficiente en la que no se pierdan recursos como tiempo y capital. Todo ello es mucho más sencillo con Quantum Business
1.- Unificar el criterio para gestionar facturas online correctamente
Primero de todo, hay que tener un único criterio para gestionar facturas online. Es así que todas las facturas cuentan con número y fecha. Por lo mismo, deben estar bien organizadas y nunca mezclarse según su naturaleza. Por ejemplo, las pagadas y las que todavía no se han abonado no pueden estar juntas. De lo contrario, corremos el riesgo de crear un gran caos a la hora de gestionar facturas online. Igualmente, existe el riesgo de no computarlas correctamente para el pago de impuestos.
Cómo crear reglas y criterios para gestionar facturas online
En primer lugar, debemos diferenciar entre las facturas emitidas y las facturas recibidas. Esta es la primera diferencia, y supone la que las separa entre facturas de ingresos y gastos. Dentro de esta clasificación pueden a su vez clasificarse en función de otros. El más idóneo es la fecha de emisión para las facturas emitidas: independientemente de que existan diferentes series para la facturación el orden será el mismo en función de la fecha. Otro criterio posible para ellas es por su propia numeración que, por lo demás, coincide con el orden de la propia fecha.
En el caso de las facturas recibidas no se pueden aplicar dichos criterios. Es así que solo puede aplicarse el criterio de fecha. La causa está en que su numeración viene dada por la entidad que las ha emitido y nos la ha enviado.
2.- Criterio unificado y paralelo entre facturas online y físicas
Es muy frecuente que exista una mezcla de facturas físicas y online. Es así que las facturas físicas pueden digitalizarse escaneándolas. También es posible imprimir las facturas digitales. De cualquier manera, a la hora de gestionar facturas online es importante también unificar este criterio. Eso quiere decir que elegiremos entre uno u otro: sin embargo, siempre debemos elegir que sea el mismo.
El criterio más recomendable es digitalizarlas y posteriormente clasificarlas: algo que es posible hacer con Quantum Business de forma automática.
De esa manera, el criterio para ambas consistiría en unificarlas haciéndolas paralelas. De esa forma es más sencillo comprobarlas o, en general, poder controlar sus datos y registro. Con ello, de paso, evitamos que haya saltos entre facturas que pudieran ser la causa de que se nos olviden. De la misma forma, resultan por lo mismo más fáciles de consultar.
3.- Emplear numeración o fecha en primer lugar para ordenar las facturas
Uno de los trucos más sencillos e inteligentes para gestionar facturas online de una forma sencilla consiste en asignar a cada una un número que de hecho coincide con el de su serie. Es así que posteriormente en los ficheros aparecerán directamente ordenadas según su fecha de emisión. Simplemente bastará con asignarles un número y de forma automática las tendremos ordenadas.
Otra de las opciones consiste en poner la fecha. Sin embargo, este criterio puede ser más confuso por compartir varias facturas la misma y especialmente varias del mismo cliente. Esta dificultad prevalece incluso ordenándolas por día ya que, en un mismo día, pueden emitirse varias facturas de un mismo cliente.
Por lo tanto, como estructura para el nombre de nuestra facturas digitales emplearemos este esquema:
1.- Número de serie.
2.- Fecha.
3.- Nombre del cliente.
Naturalmente este criterio vale tanto para las facturas emitidas como para las recibidas. Sin embargo, siempre teniendo en cuenta que no pueden mezclarse en un mismo fichero.
Beneficios de gestionar facturas online
Para terminar, queremos complementar la información anterior hablando de algunos de los beneficios que aporta gestionar facturas online.
1.- Reducción de costes asociados a la facturación
El primer beneficio que ofrece gestionar facturas online consiste en que se eliminan gran parte de los costes de la facturación tradicional como la impresión, mensajería y almacenamiento. Puede gestionarse y enviarse una factura online con un simple click gracias a software de facturación online como el de Quantum.
2.- Seguridad y efectividad
Otro de los beneficios de gestionar facturas online es que se implementa la seguridad en la gestión de las mismas. De paso, este tipo de gestión permite tener comunicación directa con la Agencia Tributaria a través de los requisitos propuestos en seguridad por el SAT.
3.- Trámites más sencillos
Como no podía ser de otra manera, los trámites a la hora de gestionar facturas online son más sencillos. Es así que se simplifican numerosos procesos y finalmente se vuelve mucho más sencillo el propio almacenamiento sin tener que recurrir a espacio físico.
Esperamos que estos consejos te hayan servido de ayuda. Te recomendamos consultar otros artículos para la gestión empresarial. Por ejemplo, este en el que te hablamos de la validación de tickets respecto a tus facturas digitales.
Si necesitas implementar un software para digitalizar la gestión de documentos, la contabilidad o la facturación de tu empresa no dudes en contactarnos o llamarnos al 900 907 815. Estaremos encantados de asesorarte sobre las mejores opciones para tu empresa o negocio.
