La contabilidad en la nube es una de las consecuencias de la llamada transformación digital por la que ha sido posible realizar diferentes tareas a través de un medio no físico con todas las ventajas que ello supone. En efecto, se trata de una forma de hacer contabilidad mucho más precisa y sobre todo más accesible que supone un abanico de nuevas posibilidades para empresas, trabajadores y colaboradores en general. El software de Quantum es un ejemplo de ello: por lo mismo, queremos explicarte cómo sacarle el mayor partido.
¿Qué es la contabilidad en la nube?
La contabilidad en la nube se trata de una nueva forma de contabilidad por la que se emplean software que funcionan en la nube o Cloud, es decir, a través de Internet y plataformas alojadas en dicha red por lo que no es necesario disponer de una centralización en una ubicación física de la contabilidad pudiéndose de hecho hacer de forma remota.
En efecto, los software de gestión y contabilidad como los de Quantum operan exclusivamente en Internet, a través de la web, haciendo que simplemente baste conexión a Internet para usarlos. Se trata, por lo mismo, de software que son accesibles desde cualquier dispositivo independientemente de su ubicación.
Al mismo tiempo, y como otra de las características esenciales de la contabilidad en la nube, está su sencillez. Nos referimos a que este tipo de programas son sumamente fáciles de emplear y, por lo mismo, hacen la tarea de la contabilidad más accesible a más tipos de perfiles y haciendo al mismo tiempo que se cometan menos errores.
¿A quién beneficia?
Podemos decir que la contabilidad en la nube y, en general, todas las aplicaciones que funcionan a través de dicha plataforma no solo aportan numerosos beneficios sino de paso una forma revolucionaria de entender el trabajo. Es así que dichos cambios no solo afectan a las propias empresas sino también a los trabajadores y a todos los agentes involucrados con la actividad laboral.
Hablaremos ahora de algunos de los beneficios que tiene la contabilidad en la nube para una empresa y sus integrantes.
1.- Ahorro en costes
El primer beneficio de la contabilidad en la nube es que los software que integra no requieren de instalaciones ni mantenimiento. Eso quiere decir que se puede acceder a una contabilidad mucho más eficiente sin tener que realizar un gran desembolso a cambio.
Para sacarle el máximo partido valdría en este sentido con contar con un software de contabilidad como el de Quantum e instalarlo en un dispositivo central al que se da acceso desde otros remotos.
2.- Permite implementar la movilidad
Sin lugar a dudas, una de las ventajas más grandes de la contabilidad en la nube no solo desde el punto de vista técnico sino también laboral es que permite obtener una gran movilidad. Eso quiere decir que puede consultarse y gestionar la contabilidad desde cualquier dispositivo y desde cualquier ubicación. Bastará con conexión a Internet para poder hacerlo: por lo tanto, de un lado aporta el beneficio de poder tener un despacho online en cualquier momento y lugar.
Del otro lado, hace posibles nuevas fórmulas de trabajo como el trabajo a distancia o teletrabajo: una fórmula que puede ser beneficiosa para las propias empresas por permitirles ahorrar en infraestructura (locales más pequeños, menor coste en suministros, mantenimiento, etc.) y para los trabajadores que cuentan con una opción mucho más interesante de trabajo.
Esta fórmula en muchas ocasiones no requiere de inversiones extra para aprovecharla y simplemente se debe contar con los equipos de los trabajadores para llevar a cabo la contabilidad en la nube.
3.- La contabilidad en la nube introduce el tiempo real
Otro de los beneficios más importantes de la contabilidad en la nube es que permite introducir el tiempo real en una empresa. Es así gracias a que funciona por Internet y puede estar coordinado con otros software relacionados con la contabilidad para que cada cambio aparezca en el mismo momento en nuestros libros contables.
Con ello podemos obtener un bosquejo mucho más preciso acerca de nuestra propia contabilidad en el momento exacto en que esta está sucediendo. De paso, es posible visualizar cada uno de los procesos para poder tener una mejor idea y un mejor horizonte para nuestras propias decisiones.
4.- Mayor seguridad en la contabilidad
Sin lugar a dudas, la contabilidad en la nube aporta un alto grado de seguridad para todos nuestros documentos y para nuestras operaciones en sí. Esto se debe a que los software que se emplean para realizarla funcionan mediante cifrado y disponen de toda la defensa necesaria contra potenciales ataques y, a la vez, con sistemas para la copia de seguridad de documentos, el control de acceso a las diferentes sesiones y usuarios, etc.
Para sacarle provecho a este aspecto es necesario contar con un software profesional que pueda garantizarnos una salvaguarda adecuada tanto de nuestros documentos como de la información de nuestras actividades contables.
5.- Mejor cohesión
La contabilidad en la nube permite llevar a cabo la gestión de una empresa más allá al incluir en ella a otros socios que están en la cercanía de la compañía. En primer lugar, permite una mayor cohesión porque un software de contabilidad como el de Quantum Advisor puede interconectarse a su vez con otros software relacionados de la misma solución, como el de gestión de facturas o el software de Quantum para tu gestor. así como con otras entidades relacionadas con la empresa como tu propio banco o la Hacienda Pública así como proveedores, clientes, socios, etc.
Para implementar este beneficio, bastará con tener dichos software y la voluntad de beneficiarse de una forma de contabilidad mucho más interesante que la tradicional.
6.- Siempre en las mejores condiciones
Frente a la contabilidad tradicional física, la contabilidad en la nube nos permite una actualización constante de las herramientas con las que opera (software) permaneciendo así siempre en el mejor estado de provisión informática de manera automática, sin tener que preocuparnos.
En efecto, uno de los beneficios más interesantes de la contabilidad en la nube es que nos permite estar siempre actualizados respecto a nuevas posibilidades, usos y ventajas de sus herramientas y también cumplir sin preocupaciones con las nuevas normas que aparecen periódicamente relativas a su gestión.
Para sacar provecho a esta ventaja, es fundamental contar con software específicos que la incluyan a través de actualizaciones automáticas así como con un servicio de atención al cliente funcional. Un aspecto que en demasiadas ocasiones se pasa por alto y es fundamental, sin embargo, a la hora de poder obtener un buen servicio.
7.- La contabilidad en la nube reduce los errores
Por último, queremos decir que la contabilidad en la nube resulta por sí misma mucho más eficiente porque permite reducir los errores de contabilidad que suelen producirse en la contabilidad tradicional. De esta manera, puede hacerse una gestión más precisa de la contabilidad en gran parte por contar con todos los beneficios previos.
Sin embargo, hay que decir que al mismo tiempo permite también aislar y corregir más fácilmente los errores gracias a que también hace más accesible la trazabilidad contable, un aspecto esencial para poder tomar mejores decisiones y establecer análisis y planificaciones eficientes.
