La contabilización automática es una solución ideal para las empresas que no solo les aporta gran comodidad a la hora de llevar la contabilidad sino que al mismo tiempo les ahorra mucho tiempo y recursos. Es por ello que desde Quantum y como especialistas en la contabilidad automática gracias a nuestros software de contabilidad para empresas queremos hablarte de las principales funciones de la contabilización autonómica de facturas.
1.- Control de facturas
Naturalmente, un sistema que permita la contabilidad automática de facturas nos permite tener bajo control las mismas y poder conocer en todo momento cuál es el estado exacto de gastos que tiene nuestra compañía. Es así que con un sistema de este tipo podremos conocer la información de forma previa a incorporarla a nuestra contabilidad.
2.- Capacidad permanente de supervisión
Otra de las funciones que puede aportar la automatización es la de poder supervisar y revisar de forma exhaustiva y completa cada una de las facturas que generamos. Con ello podemos estar al tanto no solo de los procesos que puedan producirse a lo largo de nuestro ejercicio sino al mismo tiempo poder establecer una mejor planificación, respuesta y estrategia para nuestro propio negocio.
3.- Organización por bloques para nuestras facturas
Otra de las funciones que tiene la contabilización automática de facturas es que permite su agrupación y organización en función de su volumen y tipo. De esa forma, se pueden establecer grupos para facturas que estén por debajo de los 100 euros o en general que tengan un objeto u otro. Esto es algo especialmente interesante para negocios donde existen multitud de proveedores y al mismo tiempo multitud de tipos de suministros.
Con ello se puede llevar a cabo un control de nuestra contabilidad mucho más preciso que de hecho nos ofrece la posibilidad de poder analizar cada uno de los sectores involucrados dentro de la actividad de nuestro negocio.
4.- Asientos contables coordinados y acompasados
Otra de las funciones que tiene la contabilización automática de facturas es que nos permite crear de forma automática asientos para cada una de las facturas que se van generando. De esa forma, cuando aparece una nueva se crea automáticamente un asiento en nuestra contabilidad por el que esta figura y que después puede ser controlado y supervisado. Eso quiere decir que en lugar de apuntes contables generamos asientos que cada vez que se introducen repercuten en el asiento general.
5.- Impuestos
Otro de los beneficios que tiene la contabilización automática es el control de impuestos propios de la actividad de una empresa, negocio o trabajador por cuenta propia en general. Con ella es posible presentar los modelos de IRPF e IVA así como liquidarlos, validarlos y regularizarlos. Igualmente, se incluyen otra serie de modelos típicos de ella como el 130, el 303, 390, el 340, 347 y el 349. Es posible de hecho llevar a cabo una confección automatizada para legalizar en el Registro Mercantil con este tipo de servicios.
6.- Sin errores ni descuadres
Naturalmente, una de las funciones y ventajas básicas que tiene la contabilización automática de facturas es que permite introducirlas y controlarlas sin ningún tipo de error ni descuadre. Algo fundamental no solo para facilitar dicha tarea a sus responsables sino como hemos dicho para poder cumplir con todas nuestras obligaciones de forma eficaz.
Ventajas de la contabilización automática
A continuación queremos hablarte de las ventajas específicas que tiene la contabilización automática para cualquier negocio.
1.- Menos errores contables
Como hemos dicho previamente, a la hora de llevar la contabilidad de forma manual se producen una serie de errores que pueden evitarse empleando un sistema automático para la misma. Estos errores se reducen notablemente gracias a quedar informatizados todos.
2.- Más facilidades para su uso
La contabilización automática tiene la ventaja de resultar mucho más accesible que la contabilidad tradicional gracias precisamente a que todo queda informatizado y, en consecuencia, es mucho más fácil de manejar. Prácticamente cualquier miembro de tu personal puede aprender cómo generar facturas y contabilizarlas en poco tiempo.
3.- Reduce los tiempos asociados a las tareas de contabilidad
Gracias a una estandarización y automatización de todo el proceso contable podemos ganar mucho tiempo que generalmente se pierde realizando tareas tediosas que involucran actividades manuales que podremos ahorrar gracias a un programa contable como Quantum Business.
4.- Ahorro en costes
Como no podía ser de otra manera, el ahorro en tiempo a la hora de tareas de contabilidad repercute favorablemente a la hora de ahorrar recursos que dedicamos a ellos. Además de ello, está el coste asociado a la contabilidad manual tradicional donde todos los documentos no solo deben imprimirse y suponer gastos en fotocopias y papel sino también en lugares y espacio para almacenarlos así como el propio mobiliario para hacerlo.
5.- Capacidad de integrarse con otras aplicaciones y programas
Además de poder estar centralizado en un dispositivo y poder consultarse desde varios, la contabilización automática nos da también la posibilidad de sincronizar un software de contabilidad con otras aplicaciones o softwares complementarios como por ejemplo los de control de documentos en general de la empresa, bases de datos de los trabajadores, etc.
