Un cuaderno contable digital es un elemento indispensable en cualquier empresa de la actualidad debido a que comparte características y posibilidades con un mundo que, en general, cuenta cada vez más con la tecnología. Es por ello que desde Quantum Business – Empresas queremos hablarte de algunos de los aspectos fundamentales que deben aparecer en un cuaderno contable digital para que su información, disposición y organización sean correctas y eficaces. Podrás encontrar más información que puede ayudarte en la gestión de tu empresa como este artículo en el que te hablamos de los tipos de impuestos para empresas y cómo afrontarlos.
1.- Nombre de la entidad
A la hora de elaborar un cuaderno digital contable, debemos incluir el nombre de nuestra entidad y su logotipo en el caso de tener. Esto no solo facilita su identificación sino que al mismo tiempo sirve para constatar que dicho documento es real.
2.- Fecha de la operación realizada
En nuestro cuaderno digital contable no puede faltar la fecha en la que se haya realizado la transacción, independientemente de la naturaleza de esta. Es así que dicha transacción debe registrar el momento en el que se hizo según día, mes y año. Así, posteriormente todas las transacciones deben ser ordenadas por su fecha en orden cronológico.
3.- Nombre de la cuenta y su descripción
Como hemos dicho, en el cuaderno contable digital deben aparecer las diferentes transacciones que se han realizado en cada fecha concreta. Sin embargo, también debemos incluir con ellas su nombre y una descripción corta que especifique de qué se trata. Igualmente, esta descripción debe especificar la cuenta en la que fue depositado el capital o donde fue debitada.
4.- Folio mayor
En este apartado de nuestro cuaderno contable digital debemos especificar el número que, dentro del folio mayor, le hayamos asignado a la cuenta en cuestión.
5.- Debe y haber
Naturalmente, como en cualquier libro de contabilidad, lo primero que debe aparecer en nuestro cuaderno contable digital es lo que se denomina “partida doble” compuesta por una columna para el debe y otra para el haber. Ambas columnas deben coincidir en cuanto a valor para que el balance esté cuadrado. Esta información debe ser recogida a diario y supone la suma de las múltiples variables y datos que debemos ir recabando a lo largo de la actividad de nuestra empresa.
6.- Firma
En el caso de los cuadernos digitales de contabilidad el encargado de dicho proyecto puede plasmar su firma de forma digital para constatar su revisión y conformidad con el asiento.
7.- Código para la cuenta
Es una columna en la que se debe hacer registro del llamado código correspondiente al Plan Único de Cuentas que es de hecho el que se suministra a los colaboradores (clientes, socios, prestamistas, etc.) para coordinar los procesos de todos.
Esperamos que este artículo te haya servido de ayuda para saber qué elementos deben aparecer en un cuaderno contable digital. Te animamos a consultar otros artículos relacionados con aspectos económicos como este en el que te hablamos del sistema de Suministro Inmediato de Información del IVA.
