En el mundo de las empresas la contabilidad y la salvaguarda de la información es algo necesario. Lo que normalmente debería ser un archivo ordenado y de fácil uso en ocasiones se convierte en un dolor de cabeza.
La realidad en los departamentos de contabilidad y finanzas es muy distinta a lo que consideraríamos aceptable a un nivel organizativo. Para más colmo, el número de datos no para de aumentar y los archivos conllevan un gasto que muchas empresas no quieren asumir.
Por estas razones la oficina y la contabilidad sin papeles se están imponiendo. Todo cambio implica un primer paso. En este post, vamos a ver las ventajas de adaptarse al mundo sin papel.
¿En qué consiste la contabilidad sin papeles?
No es un secreto el hecho de que el mundo tiende a lo digital. Desde nuestras fotos vacacionales a nuestras relaciones sociales. En el mundo empresarial también es así.
No obstante la digitalización está siendo algo más lenta que la evolución del mundo digital empresarial. Todos hemos adaptado nuestro trabajo al uso de correo electrónico y programas como Word o pdf. Sin embargo el uso de tickets o facturas electrónicas está tardando más en aplicarse.
En la contabilidad sin papeles no solo debemos emitir facturas electrónicas, debemos tener digitalizados todo tipo de documentos, desde tickets de gastos hasta albaranes y órdenes de compra. Además no solo deben ser datos digitales, tienen que estar disponibles en la nube para un acceso más rápido.
Dar el paso a la oficina sin papeles
Necesitamos cumplir con ciertos requisitos para poder tener una contabilidad sin papeles:
- Tener sistemas de almacenaje de información tales como, discos duros, cabinas de discos o dispositivos extraíbles, cómo las memorias USB)
- Intercambiar toda la información de manera digital. Bien a través de un servidor de archivos o a través del correo electrónico.
- Usar una firma electrónica con validez legal.
- Digitalizar los documentos ya existentes en la empresa.
Ventajas de la contabilidad sin papeles
El esfuerzo de pasar a la oficina sin papel conlleva ciertas ventajas claras. Estas ventajas las notarás desde el primer día.
Mayor eficiencia en la gestión
En esto no hay ninguna duda, cuando hablamos de gestionar documentos, la oficina sin papel es más rápida. Cuando necesitamos buscar un documento podremos hacerlo de una manera más certera y eficiente que si tenemos que buscar en un archivo físico.
Mayor accesibilidad a los datos
A través de la digitalización podemos subir los archivos a la nube. Desde ese momento pasarán a ser accesibles desde cualquier lugar y dispositivo. Este aspecto favorece aspectos como la conciliación laboral a través del teletrabajo.
Mayor seguridad
Un sistema digitalizado conlleva sistemas de seguridad avanzados. De esta manera la información se encuentra más segura. Además, es más fácil trazar el origen de la documentación para saber de dónde viene, cómo fue generada y por qué departamentos ha pasado.
Otra cosa importante es poder auditar los cambios realizados en la documentación.
Por otro lado, la información se encuentra a salvo de imprevistos, como incendios, inundaciones, etcétera.
Los accesos a la información más sensible podrán ser gestionados de una manera simple y centralizada.
Reducción de gastos y sostenibilidad
Ahorrar dinero cuidando el medio ambiente es algo a lo que no podemos resistirnos. El papel conlleva gastos, no solo en folios, también en sistemas de impresión, almacenaje y materiales varios de oficina.
Ahorro de espacio
No solo ahorraremos dinero, también espacio. Ya no son necesarios grandes archivos llenos de folios. Este hecho puede hacernos ver que tenemos un espacio sobre dimensionado para nuestras necesidades actuales. Una oficina más ajustada, seguro que repercutirá en un alquiler menor.
Mayor facilidad en el pago de impuestos
En muchas ocasiones nos podemos hundir en un mar de papeleo a la hora de presentar los impuestos trimestrales o anuales. Gracias a la contabilidad sin papeles se pueden obtener datos concretos y precisos en pocos pasos y tiempo. De esta manera evitaremos presentar impuestos fuera de plazo. Además también evitaremos posibles errores de contabilidad.
Automatización
Además de todo tipo de métricas e informes podemos realizar una automatización de los pagos y de los cobros. En ocasiones tenemos operaciones periódicas que nos interesa automatizar para desentendernos de ellas y maximizar el tiempo de nuestros empleados.
La firma electrónica
Si lo que te preocupa es que los documentos escaneados pierdan validez, no te preocupes. Con la firma digital eso no será un problema. La firma garantiza la validez jurídica de los documentos que sean escaneados.
¿Aún estas usando papel? La oficina sin papeles es imparable por sus numerosas ventajas. Las finanzas de tu empresa y el medioambiente te lo agradecerán. Elige un buen sistema para gestionar tus archivos digitales de contabilidad y olvídate de los problemas de archivo. No te quedes atrás y corta con el papel.
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