La Agencia Tributaria puede utilizar el método de la inspección sorpresa para comprobar si tienes las cuentas al día. En este artículo te damos consejos prácticos para actuar si se da este caso.
Limitación legal de la inspección sorpresa
Si bien los inspectores tienen derecho a hacer comprobaciones, estas están limitadas por varios elementos. Los límites se refieren al objeto de la inspección, documentación y a las estancias a las que pueden acceder.
El primer aspecto a tener en cuenta es que los inspectores no pueden entrar a determinadas estancias de la empresa sin notificación previa o mandato judicial. Por ejemplo, si el negocio coincide con tu vivienda, necesitarán un permiso judicial. Ahora bien, si no tienes nada que ocultar, te recomendamos que facilites el trabajo a los empleados de Hacienda. Ten en cuenta, no obstante, que solo están autorizados a recopilar datos de la facturación o de la actividad de la compañía. En ningún caso, y bajo la posibilidad de ser procesados penalmente, pueden tomar datos personales tuyos no relacionados con la empresa.
En segundo lugar, la figura que tiene que permitir la entrada en las zonas de actividad de tu empresa, si no son las públicas, es el Delegado Especial. Para ello, el inspector de la Agencia Tributaria ha de mostrarte la autorización expresa. Por otra parte, esta autorización ha de aclarar qué hechos se investigan y con qué alcance. Este punto es fundamental porque, en caso de que no estés de acuerdo por alguna irregularidad en la documentación, no deberías dejar entrar a los inspectores. La experiencia nos dice que, si bien la mayoría de las veces cuentan con documentación, hay una zona gris. Además, no olvides que toda la información que extraigan la pueden utilizar en tu contra.
Por otra parte, has de saber que solo pueden realizar la inspección ante la presencia del propietario o administrador. En principio, no podrían entrar en las zonas de actividad no públicas si no estás. Finalmente, te recomendamos que solicites la identificación a los inspectores.
¿Qué documentación tengo que aportar?
Es importante indicar que los inspectores de Hacienda están obligados a notificarte el alcance y objeto de la inspección sorpresa. Si no lo hiciesen, tendrás que hacer constar este punto en la diligencia que se redactará al final. De la misma manera, están obligados a presentarse en horario laboral. Solo en el caso de que se haya negociado previamente, los inspectores pueden presentarse en otro momento. En cualquier caso, esto partiría de un pacto entre las dos partes.
En general, pueden pedir cualquier tipo de documentación relacionada con tu actividad empresarial. Desde facturas, certificados de pago a la Seguridad Social, contratos de trabajo o libros de contabilidad. Si tienes una empresa, también deberías facilitar el libro de visitas. Otro aspecto a tener en cuenta es que también pueden pedir aclaraciones a empleados sobre el funcionamiento de la compañía. Finalmente, es importante que sepas que están autorizados a recopilar información protegida por la LOPD y el RGPD. Por esta razón, lo conveniente es que tengas toda la documentación ordenada para evitar los nervios si vienen los inspectores.
Como principio general, si tu gestión ordinaria de la empresa es correcta, no deberías tener problemas para proporcionar la documentación. Al final, el tiempo que gastas en estas operaciones de ordenar lo aprovecharás en otras cosas. Lo que suele suceder es que algunos autónomos no la localizan en ese momento.
Conclusión
La Agencia Tributaria ha potenciado el procedimiento de la inspección sorpresa. Por este motivo, te convendrá tener cuidado cuando se presente esta situación. Te recomendamos que revises la documentación, pidas explicaciones y, si tienes dudas, no permitas el acceso. La legislación entenderá que dejar pasar constituye una aceptación por tu parte. Siempre tienes la opción de ponerte en contacto con tu asesor fiscal para solucionar esta cuestión.
Si no dejas entrar a los inspectores, lo más probable es que vuelvan a venir con una autorización. Eso sí, habrás ganado tiempo y podrás comprobar que todo está efectivamente en orden. De todas formas, en estos casos lo mejor es aplicar el sentido común. Por ese motivo, la inmensa mayoría de autónomos y empresas dejan trabajar cuando hay una inspección sorpresa.
Finalmente, queremos decirte que, como principio general, es mejor que tengas la documentación centralizada. Una herramienta de software de gestión puede facilitar estos datos al momento para que no tengas problemas y almacenarlos en la nube. Por esta razón, te recomendamos que trabajes con Quantum Conta. Contacta con nosotros y te daremos más detalles.
