Una factura electrónica podría definirse como una factura que, en vez de papel, utiliza el soporte electrónico. La Agencia Tributaria da una definición más ajustada y habla de la factura electrónica como “el equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos”. En términos informáticos, sería “un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad”.
La factura electrónica es, por tanto, una alternativa legal a la factura tradicional en papel. Al igual que las facturas en papel, las facturas electrónicas están reguladas por Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre y deben garantizar, según nos recuerda en Ministerio de Hacienda y Función Pública en su web:
- La legibilidad de la factura.
- La autenticidad del origen de la factura (es decir, debe garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
- La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).
Cuando tenemos una factura electrónica, la legibilidad la proporcionará y garantizará el programa informático a través del cual se crea o gestiona, mientras que la autenticidad y la integridad de la factura electrónica se puede corroborar mediante firma electrónica, intercambio electrónico de datos EDI o mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
Cuáles son los principales beneficios de la factura electrónica
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- Reducción de los gastos de facturación. Al eliminar los costes de impresión, mensajería y almacenamiento de las facturas tradicionales en papel, la factura electrónica permite una reducción de costos importante para las empresas y usuarios.
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- Seguridad y rapidez en la emisión de facturas. Si se contratan los servicios de una empresa que cumple con todos los requisitos en materia de seguridad y cuyos trámites están homologados por la Agencia Tributaria, la seguridad de las operaciones está garantizada. Asimismo, la emisión de las facturas electrónicas es casi inmediata. Por otra parte, programas como Quantumconta dispone de la aplicación Ticket Less que permite registrar y homologar los recibos y facturas emitidas con tan solo una fotografía tomada con el teléfono móvil.
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- Facilita los procesos administrativos de gestión y almacenamiento de facturas. El uso de sistemas de facturación electrónica permite agilizar los procesos administrativos ya que varias personas pueden trabajar al mismo tiempo en la facturación y contabilidad de tu empresa mientras que el sistema electrónico de almacenamiento de estas facturas electrónicas facilita la localización de la información y su gestión, lo que siempre es de gran utilidad a la hora de efectuar auditorías internas o externas.
Según explica el Ministerio de Hacienda, hay tres formas de expedir facturas electrónicas:
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- Mediante un programa informático que genere facturas electrónicas.
- Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica.
- Que sean creadas por el propio destinatario de la factura electrónica.
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