La facturación es el hecho más importante de una sociedad mercantil, en tanto en cuanto es su razón de ser. Ahora bien, conviene tener en cuenta determinados aspectos para que no haya problemas.
Aspectos administrativos de la facturación
En primer lugar, ten presente que la facturación supone unos trámites burocráticos que no hay que descuidar. Tendrás que conocer cuál es el historial de pago de cada factura y comprobar con tu banco si están abonadas en tiempo y forma. De hecho, decidir esta cuestión es una de las decisiones empresariales más importantes que has de tomar. Implementar una política de pagos y cobros es fundamental para determinar la viabilidad de un negocio. Por lo tanto, es un aspecto que no debes dejar pasar.
Por otra parte, y este punto es importante, has de tener un archivo que te permita recuperarlas cuando lo necesites. Como principio general, has de poder facilitar cuando te lo soliciten las facturas de los 5 ejercicios anteriores. Antaño se utilizaban los ficheros en papel, pero hoy se apuesta cada vez más por el soporte informático. De esta forma, ahorrarás espacio y tendrás en la nube toda la información. Recuerda que, en cualquier momento, la Agencia Tributaria o un cliente te pueden reclamar una de estas facturas.
Finalmente, ten en cuenta que la facturación está íntimamente ligada al pago de tributos y a la solicitud de subvenciones o exenciones. Por lo tanto, tener al día esta área en el plano administrativo no es una opción, sino una necesidad. Además, las nuevas tecnologías de la Agencia Tributaria ya obligan a realizar un seguimiento puntual, caso del SII.
Para que los procesos de facturación sean rápidos, además de contar con una infraestructura informática de calidad, el papel del personal es fundamental. Por eso te recomendamos que el departamento de administración conozca desde el primer momento sus obligaciones.
Aspectos contables de la facturación
Los aspectos contables no son menos importantes a la hora de tomar decisiones. El principal elemento es que tienes que incluir las facturas a cobrar como activos y las facturas a deber como pasivos. Por otra parte, esta información servirá para preparar tus asientos, balances y cuentas de pérdidas y ganancias. Antes era más difícil porque había que hacer todo el proceso a mano. Hoy, en cambio, puedes consultar puntualmente a la nube de tu programa de contabilidad para conocer el estado de la empresa. Esto, además de facilitar el trabajo, permite tomar decisiones empresariales con mayor agilidad.
No obstante, ten en cuenta que hay imponderables que deberías tener en cuenta en la contabilidad. Uno de los principios por los que se rige el Plan General de Contabilidad es el de devengo; esto significa registrar un hecho económico cuando se produce. El objetivo de la contabilidad es reflejar fielmente el estado real de una compañía. Otro de los principios que no has de olvidar para reflejar fielmente la actividad de la empresa es el de prudencia. Ambos elementos obligan a registrar las transacciones pero también la posibilidad de no cobrarlas.
En el caso de que no cobres una deuda sobre la que tenías derechos, hay las siguientes cuentas. La cuenta 436 es la de clientes de dudoso cobro. Además, la cuenta 431 es la de clientes, efectos comerciales a cobrar. Finalmente, la cuenta 650 es para pérdidas de créditos que sabes que no vas a cobrar. De esta forma, también, se tendrá presente este aspecto en la tributación.
Cómo ayuda un software de facturación
Un software de facturación online te aporta varias ventajas como profesional. El ahorro de tiempo es quizás la más importante, porque harás las operaciones más rápido. Sin embargo, otras ventajas a tener en cuenta son la mejora en la cobranza, porque se mantiene un control de cada factura archivada y, finalmente, la mejora de los procesos, puesto que se reduce a la mínima expresión la posibilidad de errores humanos.
Además, utilizar estas herramientas para generar facturas o tickets es sumamente sencillo. Por lo tanto, no necesitarás una formación larga para implementarlas en tu empresa; lo mismo sucederá con tus trabajadores. Somos conscientes de la simplicidad es para ti un valor muy importante y no queremos dificultarte las cosas. Nuestro objetivo es democratizar el acceso a estas tecnologías.
Por todos estos motivos, la herramienta de software de facturación de Quantum Conta es una opción recomendable. Te recomendamos que contactes con nosotros para conocer las posibilidades que tenemos para ti. Tanto si eres autónomo como si tienes una sociedad mercantil, seguro que tenemos un producto que se adapta a tus necesidades.
