La facturación es una de las actividades más importantes de cualquier empresa o autónomo. Al fin y al cabo, si una factura no está bien emitida, toda la labor de producción y prestación de servicios no obtendrá el beneficio final esperado, que es el pago. Por ello, los profesionales ponen los cinco sentidos a la hora de emitir una factura. Aún así, hay ocasiones en los que se cometen errores. Cuando esto sucede, hay dos formas de solucionarlos: emitir abonos o facturas rectificativas.
Si bien la ley establece que la forma correcta de proceder es emitir facturas rectificativas, los abonos pueden resultar más sencillos de manejar. Te explicamos a continuación qué es y cómo utilizar ambos documentos para solucionar errores en tu facturación.
¿Qué son las facturas rectificativas?
Son facturas rectificativas aquellas que rectifican errores cometidos en la emisión de facturas ordinarias. Es decir, son facturas que corrigen errores. Existen varios tipos de errores que se pueden cometer al emitir una factura:
- Datos que se refieren al proveedor o al cliente
- Números de serie o identificación de productos
- Tipos de IVA aplicados
- Precios equivocados
- Cantidades erróneas.
Todos estos errores y cualquier otro pueden corregirse mediante facturas rectificativas. Ahora bien, hay algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de emitir este tipo de facturas. En primer lugar, que las facturas rectificativas deben estar numeradas según una serie propia. Es decir, si tus facturas ordinarias están numeradas, por ejemplo, con un ordinal que precede al año (1-2018, 2-2018, etc), la factura rectificativa no podrá pertenecer a esa serie. Tendrás que crear una serie propia. Es común asignar letras como FR y comenzar una serie paralela. Por ejemplo, FR 1-2018.
Las facturas rectificativas anulan en su totalidad a las facturas ordinarias que corrigen, que ya no deberán ser pagadas por el cliente. Para que esto sea efectivamente así, deben expresar de manera clara el número de la factura a la que rectifican y el motivo de dicha rectificación.
Ten en cuenta que tanto la factura original, ya anulada, como la rectificativa, deben entregarse en la declaración correspondiente de IVA. Mejor si las entregas juntas.
¿Qué son las facturas de abono?
Las facturas de abono son más antiguas que las rectificativas. Estas últimas solo existen desde el año 2013. Antes de esa fecha, cada vez que se cometía un error en la comisión de una factura, había que emitir un abono o factura de abono. Este abono no era más que una nueva factura, que podía seguir la serie numérica usual. La diferencia es que sus importes eran negativos y se correspondían con total exactitud a los importes positivos de la factura que anulaban. Así se ajustaban los errores antes de que aparecieran las facturas rectificativas.
A partir de 2013, Hacienda estima que los abonos son un tipo especial de factura rectificativa. Ni más ni menos que facturas rectificativas con importes negativos, a diferencia de las facturas rectificativas con importes positivos. Los abonos por tanto tendrán que numerarse igual que las rectificativas.
¿Cuándo usar abonos y cuándo facturas rectificativas?
Lo más cómodo, al menos en la mayor parte de las ocasiones, es emitir un abono y no una factura rectificativa. Aunque es cierto que, también casi siempre, se pueden usar ambas de manera indistinta. Pero los abonos no necesitan expresar los motivos por los que se anula una factura, ni referir expresamente la factura anulada. Por eso, en errores de datos de clientes, son más sencillos y cómodos de utilizar.
Obligatoriedad de uso de las facturas de abono
Es obligatorio usar abonos cuando se realizan rappels sobre ventas a clientes. Los rappels son un tipo de descuento por volumen de pedido. Se suelen aplicar al final de periodos pactados con el cliente. O bien cuando determine la política de la empresa. Los periodos pueden ser mensuales, trimestrales, anuales u otros. De hecho, se pueden fijar de manera aleatoria. En cualquier caso, cuando se vaya a aplicar un rappel, debe emitirse una factura de abono. Esta factura contendrá el importe negativo que se corresponde al pago que se devolverá a ese cliente.
Obligatoriedad de uso de facturas rectificativas
A pesar de que la mayoría de empresas y autónomos emplean facturas de abono, lo cierto es que es obligatorio emplear facturas rectificativas cuando se han consignado errores en los datos propios o del cliente.
Es mejor dejar los abonos para casos en los que los errores a rectificar en la factura original sean de importe. En estos casos se realizará un abono por la diferencia.
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