La gestión de la contabilidad puede convertirse en una de las peores pesadillas de cualquier empresa si no se realiza de la forma correcta. Desde Quantum y con nuestra experiencia en el desarrollo de soluciones para la gestión efectiva de la contabilidad, como Quantum Advisor, queremos ofrecerte una serie de consejos para hacer una gestión efectiva de la contabilidad en tu asesoría o despacho profesional.
Los 6 consejos que nos gustaría trasladaros son:
1.- Tomar control de la gestión documental
El primer punto para hacer una gestión efectiva de la contabilidad es tener control sobre la documentación como pueden ser las nóminas, facturas, recibos, tickets, etc. Si contamos con las herramientas adecuadas, esta responsabilidad puede beneficiar también a los administradores, pues dispondrán de toda la documentación que necesitan para gestionar la contabilidad del negocio.
Una documentación que, por otro lado, es obligatorio tener por su parte. Así pues, como primer consejo para una gestión efectiva de la contabilidad está el de ir archivándola conforme se tiene. Para todo ello, es muy recomendable contar con dicha información digitalizada para poder gestionarla a través de software específicos como los de Quantum.
Existen soluciones, como los OCR de digitalización de facturas que pueden ayudarte en esta tarea. Además, si cuentas con alguna de las soluciones de Quantum y utilizas Ticket Less tu gestor y tu mismo tendreís todos los gastos, facturas y otras documentaciones a un solo click y actualizadas a tiempo real.
2.- Tener en cuenta los periodos y fechas
Otro de los aspectos más importantes para una gestión efectiva de la contabilidad consiste en vigilar los plazos de la misma. Es así que no podemos dejar el seguimiento y control de la misma para cuando se presenten los diferentes trimestres de tributación. Por lo mismo, hay que llevar a cabo una gestión de la contabilidad de forma diaria, semanal y mensual según clientes, tipos de factura, etc.
3.- Emplea un software de contabilidad para una gestión efectiva de la contabilidad
Una de las herramientas más poderosas y beneficiosas para llevar a cabo una gestión efectiva de la contabilidad consiste en emplear un software de contabilidad como Business.
Estas son herramientas en las que pueden digitalizarse todos los documentos de una empresa. Al mismo tiempo, permite gestionarlos de una forma rápida y coordinada con socios y colaboradores. En efecto, estos software de contabilidad pasan por ser la mejor herramienta para poder llevar a cabo una contabilidad eficaz y sencilla. En primer lugar, permiten disponer de ella de una forma más accesible.
Es posible sistematizar gran cantidad de datos y hacer que estén disponibles en la nube. Por lo mismo, podemos disponer de toda ella independientemente de la ubicación en la que estemos. Es así que podemos tener nuestro despacho virtual y con ello controlar en cualquier momento y lugar nuestra contabilidad.
Igualmente, otro de los beneficios de un software de contabilidad es que nos permite ahorrar en costes. De un lado, porque lleva a cabo todas las operaciones de contabilidad de una forma completamente digital. Con ello, ahorramos en materiales como por ejemplo papel o todo lo necesario para las ubicaciones físicas.
Del otro, mitiga en gran parte los errores que puedan producirse dentro de la contabilidad manual. Por último no podemos pasar por alto la cohesión que este tipo de software ofrecen con otras entidades como bancarias o la misma Hacienda. Una contabilidad inteligente que nos permite obtener un mejor rendimiento de cada operación así como tomar mejores decisiones.
4.- Separar finanzas personales de empresariales
Uno de los errores más frecuentes a la hora de llevar a cabo una gestión efectiva de la contabilidad consiste en no separar correctamente los tipos de cuenta que en ella figuran. En efecto, es de crucial importancia separar los gastos profesionales y personales. Deben identificarse dentro de nuestra propia contabilidad todas las compras y operaciones que se hayan hecho dentro del ámbito privado y del profesional.
Esto vale especialmente si no se cuenta con dos cuentas bancarias separadas tal y como sucede con muchos autónomos.
5.- Controlar de forma anticipada nuestras obligaciones con Hacienda
El quinto punto para una gestión efectiva de la contabilidad consiste en anticiparnos a nuestras obligaciones contables y fiscales. En efecto, si las planificamos conseguiremos una gestión contable mucho más eficaz. Esto se debe al simple hecho de que conseguiremos que no se nos acumule el trabajo y que siempre dispongamos de tiempo para poder hacer las posibles modificaciones así como asumir los posibles imprevistos.
Entre dichas operaciones las más comunes son las de presentar el IVA, las cuentas anuales o la de presentar el Impuesto de Sociedades. Anticipando todas estas operaciones y controlándolas de forma anticipada podremos mejorar nuestra propia contabilidad.
6.- Emplea el asesoramiento para una gestión efectiva de la contabilidad
Para obtener una gestión efectiva de la contabilidad es siempre recomendable contar con asesores y especialistas. Es así que ellos pueden ayudarnos a conseguir mejores resultados y organizar lo mejor posible el estado de cuentas de nuestro propio negocio.
Una de las opciones más interesantes de las que disponen los software de contabilidad como el de Quantum Business es que con ellos podrás contar con los mejores expertos para asesorarte y apoyarte con tus operaciones contables. En efecto, el soporte que opera detrás de ellos suma a tu equipo y hace que puedas obtener mejores resultados.
Te recomendamos por lo mismo que pruebes nuestro software de contabilidad para hacer más sencillo y efectivo el control de las cuentas de tu negocio. Si quieres que te asesoremos en la elección de la solución que mejor se adapta a tus necesidades puede contactarnos. ¡Estaremos encantados de trabar junto a ti y acompañarte en el crecimiento de tu negocio!
