Tal y como ya sabrás, desde la Resolución del 24 de octubre de 2007 acerca del procedimiento de homologación de software para la digitalización de facturas y tickets, se deben seguir una serie de normas y directrices para implementarla en las empresas. Desde Quantum Economics queremos explicarte cómo gestionar tickets digitalizados para tu propia comodidad y la fiabilidad de tu contabilidad.
¿En qué consiste gestionar tickets digitalizados?
Como mencionamos previamente, será necesario llevar a cabo la digitalización de las empresas para poder llevar sobre ellas un control más exhaustivo acerca de su contabilidad y sus obligaciones de cara a Hacienda. Esto se deberá realizar bajo softwares especializados como el Ticketless de Quantum, que funciona a través de los siguientes principios:
1.- Todos los documentos en forma de ticket podrán ser organizados en la nube a través de su digitalización junto con las facturas.
2.- Una vez que se haya realizado la fotografía del ticket, este será almacenado y organizado en la nube para un mejor control del mismo.
3.- El ticket queda registrado con la información acerca de su importe, la fecha de pago, el tipo de pago, etc. según un sistema homologado bajo los principios propuestos para la certificación de la Agencia Tributaria.
¿Qué beneficios tiene gestionar tickets digitalizados?
A continuación queremos hablar de algunos de los beneficios que tiene gestionar tickets digitalizados en lugar de llevar a cabo su control de la forma tradicional (en formato exclusivamente físico)
Se eliminan tickets y facturas en papel
El primer beneficio que tiene gestionar tickets digitalizados frente al formato tradicional es que se eliminan facturas y tickets en papel, con lo que se evita tener que almacenar documentos físicos para la Agencia Tributaria. Con ello, además de mejorar la gestión en términos de rapidez ahorramos en costes e implementamos la facilidad y acceso de los mismos.
Gestión con una simple fotografía
Tal y como hemos dicho, gestionar tickets digitalizados vuelve todo el proceso sumamente sencillo. Simplemente basta con hacer una foto del ticket para poder contabilizarlo en la nube y que disponga de validez para la Agencia Tributaria.
Ahorro de tiempo y custodia de la información
Otra de las ventajas que tiene gestionar tickets digitalizados es que no se pierde información que supone de hecho capital y pérdidas para la empresa. Al mismo tiempo, ahorramos tiempo y ganamos en eficiencia supliendo en gran parte los errores humanos de la contabilidad tradicional.
¿Qué funciones incluye el sistema Ticketless de Quantum?
A continuación queremos hablar de algunas de las funciones específicas que tiene el software Ticketless de Quantum.
1.- Gestión integral de tickets
- Centraliza la gestión de los gastos de la empresa de una forma sencilla y accesible a más tipos de perfiles profesionales.
- Escanea con una simple foto tus tickets desde un dispositivo móvil y gestiona toda la información asociada a ellos de una forma rápida y sencilla.
- Pueden enviarse tickets a distancia para que sean incluidos para la gestión empresarial.
2.- Clasificación de gastos
- El sistema Ticketless de Quantum permite organizar la información para gestionar correctamente los gastos asociados a ella.
- Se pueden implementar categorías según el tipo de gasto (tipo de producto, tipo impositivo, etc.)
- Es posible añadir información en tiempo real sobre nuestros tickets así como sobre categorías específicas para los gastos.
- El sistema Ticketless incluye, al mismo tiempo, información sobre el método de pago empleado para cada ticket.
- Permite una alta versatilidad pudiendo adaptar cada uno de los campos integrados a la naturaleza y necesidades de la propia empresa.
3.- Mejor gestión administrativa
- Es posible llevar a cabo una clasificación más eficiente, accesible y con menos errores.
- Es posible gestionar los permisos de usuarios y organizarlos según su perfil dentro de la empresa.
4.- Integración con el software contable de Quantum Conta
- Una de las ventajas más interesantes del sistema Ticketless es que permite integrarlo con software complementarios como Quantum Conta, con ello serán incorporados automáticamente los tickets a nuestra contabilidad para un ejercicio y unos balances absolutamente precisos y optimizados.
- Todo el proceso de gestión, por lo mismo, queda integrado en un solo flujo hasta llegar a contabilidad y todos los datos son validados previamente para posteriormente integrarlos en el software de Quantum Conta.
5.- Informes, estadísticas y aprobación de gastos
- Con Ticketless es posible llevar a cabo un control eficiente de los gastos de la empresa.
- Se pueden analizar los datos desde diferentes perspectivas en un mismo dispositivo. Basta con conectarlo a la nube y puede hacerse en cualquier ubicación del mundo.
- Se elaboran informes con notas de gasto que pueden ser aprobadas o rechazadas durante el proceso.
En conclusión, tal y como hemos mostrado el software Ticketless de Quantum ofrece grandes prestaciones y beneficios para una gestión eficiente de los tickets de una empresa y, en último término de su contabilidad al poder integrarse con softwares complementarios como el de Quantum Conta. Aquí te hablamos de algunas de las ventajas de un software contable.
