Son muchas las empresas que cometen fallos en las nóminas de sus trabajadores. Ocurre con frecuencia en las Pymes cuando no hay asesoramiento externo, pero también en grandes empresas que quieren realizar los pagos en el menor tiempo posible. Estos fallos pueden traducirse en costes derivados y, también, en desmotivación y enfado de la plantilla que los percibe. Por eso, te contamos cuáles son los tres errores más comunes en las nóminas, aquellos de los que no solemos darnos cuenta.
Los 3 errores más comunes en las nóminas
La nómina es el “acuse de recibo” del salario de los trabajadores de nuestra empresa. Como tal, debe cumplir la normativa vigente y, por lo tanto, contar con una serie de campos de importes, deducciones, etc. Los errores más frecuentes son los siguientes:
Los errores más comunes en las nóminas: Problemas en la confección de las mismas
Ocurren sobre todo cuando no se dispone de un sistema de automatización de las nóminas. En esta categoría de errores englobamos todos aquellos que tienen lugar durante la elaboración de la nómina del trabajador. Algunos ejemplos son los siguientes:
- Correspondencia real entre la categoría profesional, previamente pactada en el contrato del trabajador, y los grupos de cotización. Esta discordancia suele darse si firmamos contratos con una empresa, pero el pago de la nómina lo realiza otra.
- No actualizar la situación personal o laboral del trabajador.
- Desconocimiento de la actividad real del empleado. Existen ciertos pagos de complementos que van ligados a actividades concretas. Si las desconocemos, no las pagaremos adecuadamente. Esto puede generar desmotivación del trabajador. Y es extremadamente importante si instauramos una política de incentivos.
- No tener en cuenta los nuevos baremos. Es importante que apliquemos las actualizaciones de las tablas de salarios, así como el SMI.
- Otro error frecuente es no tener en cuenta gastos externos como dietas, transporte y otros complementos, si los hemos pactado previamente.
- Uno de los errores más comunes en las nóminas se da cuando hacemos cálculos para jornadas reducidas o medias jornadas, al aplicar mal los porcentajes.
- Errores en las cantidades deducibles. Debemos aplicar correctamente las retenciones adecuadas en función del salario del trabajador.
Errores de envío y comunicación
Según el estatuto de trabajadores, cada empleado de nuestra empresa debe recibir, de forma única y personal, el justificante del pago de su nómina. Idealmente, cada trabajador debería recibir la nómina en el formato que le sea más cómodo, pero hay algunas cosas que debemos tener en cuenta. Por ejemplo, si el envío va a realizarse por correo electrónico, lo cual ya es posible según la legislación, tiene que tener acceso desde su puesto de trabajo y en horario laboral. Por eso, hay que pactar con cada trabajador cómo prefiere recibir su nómina. Y, por supuesto, asegurarnos de que los datos de envío son correctos. También hay que tener en cuenta que podemos buscar un equilibrio entre los elevados costes que supondría atender de forma personal a cada trabajador, y el descontento de aplicar una norma única.
Errores en los pagos
Evidentemente, estos errores ocurren cuando se retrasan los pagos de las nóminas, o se ingresan mal los importes. Ya sea debido a cálculos mal realizados durante la confección o a no tener un sistema adecuado de gestión y pago, estos errores provocan mucho malestar entre los trabajadores.
¿Cómo ponemos solución?
En muchas ocasiones estos errores se generan por:
- No contar con un equipo de administración adecuado, ni con un sistema de gestión externo que se encargue de una confección adecuada.
- No dedicar el suficiente tiempo a la planificación de las nóminas, pese a hacerse durante un mes.
- Utilizar o reaprovechar nóminas de meses anteriores, sin tener en cuenta actividades, horas extras o complementos, ni las posibles actualizaciones de vida personal o ascenso laboral.
- Lo creamos o no, sobre todo en empresas pequeñas, estos errores vienen por la utilización de plantillas disponibles de forma gratuita.
Para evitar estos errores, las soluciones pasan por dedicar una buena parte de tiempo a la elaboración de las nóminas. Algunos expertos aseguran que deben planificarse, al menos, durante los veinte primeros días del mes. Se deben anotar todas las actividades complementarias de los trabajadores y contar con un equipo que actualice de forma regular tanto los datos, como los cambios en las tablas salariales, así como las retenciones que deben deducirse cada mes, calculadas desde cero según el salario base. Por eso, muchas empresas optan por externalizar estos servicios. Desde Quantum os ofrecemos distintos servicios para que la contabilidad de tu empresa no incurra en ningún error. ¡Contáctanos sin compromiso!
