La gestión de tickets y la facturación es fundamental en todo tipo de negocios. En este caso, además, hay que prestar atención a los comercios minoristas.
Gestión de tickets
En primer lugar, recuerda que los tickets no son el equivalente de la factura ordinaria. Son documentos que sirven como comprobante pero no son sustitutivos. Eso sí, desde que se reformó el Reglamento de Facturación en 2013, ticket y factura simplificada son conceptos sinónimos. Por lo tanto, sí puede servir para pequeñas cantidades, tanto en compras como en ventas. Aun así, pueden ser útiles para el día a día del negocio y para desgravar gastos. Estas son algunas pautas que debes considerar:
- Guarda un registro escrupuloso de los tickets, aunque esto no significa necesariamente que los tengas que conservar en papel. Si quieres justificar los gastos, tienes que registrarlos en tu contabilidad y tener algún soporte.
- Utiliza herramientas homologadas que te permitan ante Hacienda validar los gastos y enviar copias de los tickets directamente. Una propuesta útil es la que ofrece la aplicación ticketless de Quantum Conta. Así no tendrás que acumular papel y cumplirás con tu deber de informar a las autoridades.
- Si falta alguna información relevante para la contabilidad, no dudes en demandar la factura ordinaria. Has de tener en cuenta que, en determinados casos, es posible que no conste el desglose por impuestos.
- Recuerda que en ningún caso te pueden dar un ticket en España por una operación que realices en divisas. Los tickets están concebidos para el consumidor final y responden a operaciones realizadas en euros.
- Aplica el sentido común. Los tickets se pueden utilizar para pequeños gastos como combustible, comidas o prendas de ropa. Ahora bien, no deberían servir para las grandes compras porque no pueden exceder los 400 euros. La gestión de tickets ha de seguir el principio de proporcionalidad.
Gestión de la facturación
La facturación propiamente dicha se refiere a las facturas ordinarias. Como principio general, ese es el documento que tendrás que expedir y gestionar en tus operaciones del día a día. Recuerda que has de detallar tus datos, los del cliente, los impuestos y el concepto de venta o servicio. Estas son algunas pautas que has de tener en cuenta para una correcta gestión:
- Guarda un registro de la facturación en un software de gestión que te permita consultarla puntualmente; si tienes que enviar una copia al cliente, será más fácil así. De esta forma, integrarás varias funciones, como la expedición de facturas y la contabilidad.
- Evita la acumulación de documentos y, dentro de tus posibilidades, simplifica. Esto significa que, si puedes registrar dos conceptos en la misma factura, no dupliques costes. Ahorrarás tiempo y dinero.
- Aunque esto quizás no sea posible, te recomendamos que centralices un día para la facturación. Si no, puedes dedicar determinadas horas a la actividad para no dispersar esfuerzos. A no ser que tengas un departamento de contabilidad especializado, es la mejor opción. La mayoría de los autónomos que se encargan de sus cuentas lo hacen así.
- Cuando tengas que realizar las declaraciones trimestrales o mensuales de los tributos, también es conveniente elegir una fecha. Lo que nunca tienes que hacer es dejar estas cuestiones para el último momento. No hay por qué exponerse a recargos por no hacer las cosas cuando tocan.
- Gracias al software de gestión, puedes controlar las facturas impagadas. Este es uno de los puntos que te permitirán mejorar la rentabilidad. En ocasiones, un simple recordatorio es suficiente. Eso sí, para la gestión de los pagos has de tener presente la existencia de nuevos sistemas como Paypal.
Conclusión
Nuestro consejo es que adaptes la gestión de estas cuestiones en función de tus necesidades. La gestión de tickets es habitual si tienes un comercio de venta directa de alimentación, retail o electrónica. Por otra parte, la facturación es lo habitual en todos los demás contextos. Tener en cuenta esta cuestión es fundamental para ser más eficiente. Se trata de rebajar gastos, pagar lo que tienes que pagar y no exponerte a sanciones. Si no realizas una gestión inteligente de ambas cuestiones, puedes tener problemas.
Por estas razones, la gestión de tickets y de las facturas son un punto importante para mejorar los procesos de tu empresa. Los dos elementos más importantes son, por este orden, el conocimiento de la legislación y la organización. Además, las herramientas de software con que contamos te pueden facilitar las cosas para la contabilidad del negocio. Si tienes más interés, te animamos a que contactes con nosotros y conozcas las posibilidades que ofrecemos en Ticketless.
