Guanyar en eficiència a la feina no només és beneficiós a nivell laboral i professional, sinó que a més també contribueix significativament al nostre benestar personal i a la nostra motivació com a treballadors. Ara bé, com es pot aconseguir guanyar en eficiència a la feina? Hi ha certs hàbits molt senzills que et poden ajudar, i a continuació te’ls expliquem.
Prioritza i distingeix les diferents tasques
El primer pas per guanyar en eficiència a la feina és saber prioritzar les diverses tasques que hem de realitzar. Per tal d’optimitzar temps, és important saber i recordar aquells projectes o tasques que hem de realitzar abans d’una data concreta.
D’altra banda, també és molt recomanable distingir les diferents tasques en funció de la seva prioritat. Pots fer servir una taula o gràfic per tal de diferenciar les diferents feines a realitzar classificant-les en aquests grups:
- Tasques importants i urgents. Es tracta de tot allò que has de fer en primer lloc.
- Tasques importants. Són aquelles que requereixen especial atenció, malgrat que aquesta podria no ser immediata. Malgrat la importància de les tasques d’aquest grup, pot haver-n’hi d’altres que requereixin més prioritat.
- Tasques urgents. Són aquelles que cal realitzar com abans millor. Malgrat això, són tasques que podrien ser realitzades per altres persones.
- Tasques que no són importants ni urgents. En aquest grup caldrà incloure totes aquelles tasques que no són urgents ni de gran importància. Per tant, aquestes podran realitzar-se en un moment en què el treballador tingui menys volum de feina.
Es tracta d’un mètode molt eficaç i molt utilitzat per molts treballadors. T’ajudarà a organitzar molt millor les diferents tasques que has de realitzar d’una manera molt senzilla, i a saber quines has de prioritzar.
No confiïs en el “multitasking”
El “multitasking” consisteix en voler realitzar més d’una tasca a l’hora. Malgrat que sembla una bona manera de guanyar en eficiència a la feina, no ho és. Fer varies coses a la vegada no és la millor manera de disminuir el volum de feina. Per què? És molt més recomanable centrar-se en una activitat o tasca en cada moment, ja que d’aquesta manera estarem molt més concentrats i podrem realitzar la nostra feina de forma realment eficaç. El multitasking no ens permet concentrar-nos, i per tant és molt més fàcil cometre errors. A més, realitzar les diverses tasques una a una també ens permetrà guanyar temps, ja que en estar més concentrats, les podrem finalitzar de manera més ràpida.
La organització: la clau per guanyar en eficiència a la feina
La clau per guanyar en eficiència a la feina és, sense cap mena de dubta, la organització. Organitzar-se no només suposa establir uns horaris o dates límit d’entrega. Organitzar-se també vol dir mantenir sempre l’agenda actualitzada; preparar el material que necessitarem al llarg del dia a primera hora; o anotar totes les tasques que hem de realitzar.
Les “deadlines”, o dates límit, ens poden ajudar a guanyar en eficiència a la feina. En molts casos, establir-nos certs límits ens pot ajudar a donar a certes tasques la prioritat que requereixen, o a finalitzar certs projectes o activitats a temps. Per què? En no tenir data límit, tendim a posposar les tasques, i això pot resultar en un volum de feina més alt del que podem assolir.
Identifica i analitza els errors i problemes
En qualsevol àmbit laboral poden sorgir errors i problemes. Com aconseguir que aquests no afectin la nostra eficiència a la feina? És important saber identificar aquells aspectes que no funcionen tan bé com voldríem, o que es podrien millorar. Un cop identificats, caldrà analitzar-los per tal de buscar i proposar possibles solucions.
Utilitza les eines de gestió adequades per guanyar en eficiència a la feina
Hi ha molts casos en què guanyar en eficiència a la feina no només depèn de les tasques de cada treballador de forma individual, sinó de la col·laboració i comunicació entre els diferents departaments i treballadors d’una empresa. Fer ús de les eines i programes de gestió adequats és un mètode molt recomanable per tal de mantenir ordenada la informació i fitxers relacionats amb el negoci. A més, d’aquesta manera serà molt més fàcil tenir-hi accés i consultar qualsevol dada necessària pels treballadors. Aquí pots llegir més sobre quins avantatges té un bon software comptable.
