El uso del papel está muy integrado en casi todas las empresas. Sin embargo, cada vez se toma más conciencia en lo que respecta al cuidado del medio ambiente y, por ello, unirse a la tendencia paperless es una apuesta segura tanto por incrementar la vida de nuestro planeta, como por unirnos al cambio y las últimas tecnologías.
Ventajas de unirse al movimiento paperless
Todos los cambios implican un cierto sacrificio, sobre todo si afectan a la estructura o la forma de trabajar en una oficina. Por eso, os ofrecemos algunas ventajas que supone reducir el uso de papel:
- Ahorro de costes, puesto que no necesitaremos imprimir cada documento.
- Ganaremos espacio de almacenaje conde antes guardábamos documentos.
- Automatización de procesos, lo que mejorará el rendimiento.
- Acceso inmediato a toda la información, independientemente de dónde nos encontremos. Sólo necesitaremos una conexión y acceso a nuestro servidor o servicio de almacenamiento.
- Con un sistema adecuado, mejoraremos el orden e incrementaremos la rapidez en la búsqueda de datos.
- Además, con ciertos cifrados o control de accesos, mejoraremos incluso la seguridad y la protección de datos, tan importante actualmente.
- Por último, pero no menos importante, generaremos menos residuos, lo que repercute directamente en nuestro entorno.
¿Cómo reducimos el consumo de papel en la oficina?
Debemos tener en cuenta que, para que se apliquen todas las ventajas anteriores, es importante que sigamos un sistema ordenado. De lo contrario, se puede generar un cierto caos que repercuta en pérdida de documentación o retrasos. Para implementarlo adecuadamente, es conveniente seguir una serie de pasos:
- Debes preparar tu infraestructura para el cambio hacia el paperless. Esto quiere decir que necesitas implementar soluciones. Por ejemplo, para realizar documentos digitales se utilizarán sólo procesadores de textos, para aquellos que necesitemos enviar sin que puedan modificarse necesitaremos un PDF y, para almacenarlo todo, podemos optar por utilizar sistemas en la nube como Google Drive, Dropbox o servidores internos.
- Además, debemos tener claro cuál será el sistema de almacenamiento. Es decir, cómo nombraremos los documentos, si incluirán la fecha, nombre de cliente o proyecto. Debe ser fácil de encontrar.
- Por otra parte, si tenemos documentos legales, como contratos o facturas, debemos implementar un sistema de firma digital.
- Formar e informar a todos los trabajadores de la empresa al respecto. Es importante que tomen conciencia sobre la importancia de utilizar menos papel en sus actividades diarias, y ofrecerles alternativas viables adaptadas a sus necesidades, como las que hemos mencionado anteriormente. Así, deberán aprender cuál es el sistema de orden interno.
- Deberás asegurarte de que contarás con servicios de apoyo y resolución de problemas. Es importante realizar backups periódicas y contar con servicio técnico que respalde cualquier problema de software que podamos tener.
- Durante el proceso de conversión, necesitaremos deshacernos de una gran cantidad de papel. Escanea todo lo que sea necesario y recicla todo lo que puedas. Nuestro compromiso con el planeta empieza ya.
Si necesitas ayuda con tu gestión documental, nosotros podemos ofrecértela. Somos profesionales del sector y almacenaremos tus archivos para que puedas acceder cómodamente sin necesidad de recurrir al formato físico.
