Un software de contabilidad es un programa dedicado a sistematizar todos los procesos contables de una compañía y con ello volverlos más accesibles y sencillos de emplear y consultar. Pueden resultar beneficiosos para cualquier tipo de empresa independientemente de su naturaleza y tamaño. Es por ello que queremos ofrecerte algunos consejos a tener en cuenta antes de elegir un software de contabilidad para tu compañía. Consulta otros artículos relacionados en Quantum Economics como este en el que te hablamos de seis beneficios de automatizar cobros y pagos de tu empresa.
Ventajas de un software de contabilidad
Primero de todo, queremos hablarte de algunas de las ventajas que tiene el uso de un software de contabilidad para tu empresa. Lo hacemos para que, posteriormente, cuando te ofrezcamos algunos consejos para elegirlo, puedas entender cuál es el criterio que hemos seguido: buscar que dichos requisitos cumplan con las potenciales ventajas que puede ofrecer para un negocio. En este sentido, el software de contabilidad de Quantum Economics ofrece todas las ventajas de las que vamos a hablar.
1.- Mejora la gestión contable de tu negocio
Naturalmente, la primera ventaja de un software de contabilidad es que permite llevar a cabo un control más exhaustivo de la contabilidad de una empresa incluyendo sus gastos e ingresos. Nos da la posibilidad de tenerlos controlados en un mismo dispositivo o emplazamiento con lo que de paso podremos mejorar la calidad de nuestras decisiones a la luz de una información más sistematizada y precisa.
2.- Ahorro de tiempo y recursos
Un software de contabilidad nos permite ahorrar en un doble sentido: de un lado, ahorraremos tiempo que podremos dedicar a la propia actividad de nuestra empresa. Del otro, por ser una herramienta que permite sistematizar la contabilidad, nos da la oportunidad de llevar a cabo un mejor control y aprovechamiento de todos nuestros recursos incluidos los económicos.
3.- Accesibilidad
Un software de contabilidad cuenta con unas características que lo hacen una herramienta más accesible que la contabilidad tradicional. En efecto, es muy sencillo consultar información en él así como manejarlo para obtener determinados registros.
4.- Un software de contabilidad simplifica todos los trámites
Otra de las ventajas que tiene un software de contabilidad e que simplifica todos los procesos y, por ello también resulta más accesible tal y como hemos dicho. De esa manera es posible llevar a cabo un mejor control de una forma más sencilla. Con el software de contabilidad de Quantum Economics podrás tener acceso a nóminas, impuestos, trazabilidad contable y mucho más.
5.- Seguridad y confidencialidad
Un software de contabilidad incorpora una serie de medidas de seguridad que garantizan la salvaguarda de nuestros datos contables así como su confidencialidad a un nivel superior del que permiten los sistemas tradicionales de contabilidad.
¿Cómo elegir un software de contabilidad?
A continuación te hablaremos de algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de elegir un software de contabilidad.
1.- Medir las necesidades de tu negocio para escoger un software de contabilidad
En primer lugar, debemos tener claras cuáles son las necesidades de nuestro negocio. Es para ello muy recomendable elaborar un listado con las tareas contables que tenemos y los diferentes departamentos y funciones de nuestra compañía que deben incluirse en nuestro software de contabilidad.
2.- Comparar diferentes alternativas
Una vez que hemos identificado nuestras propias necesidades, debemos comparar entre las diferentes alternativas. Elegiremos en este sentido la que cumpla con todas ellas por ser la que mejor se ajusta a nuestra propia actividad.
3.- Valora la accesibilidad, funcionalidad y simplicidad
Estos son tres valores fundamentales que un software de contabilidad debe aportar. Forman parte de sus ventajas por lo que deben estar presentes en nuestro programa. En esta medida, podemos comprobar previamente su funcionamiento a través de productos de prueba que ofrecen las empresas. Este primer contacto nos dirá si la aplicación es intuitiva y manejable y cumple con nuestras expectativas y necesidades.
4.- Valora el precio
Un factor importante es el precio. Debemos elegir un software de contabilidad asequible (que no barato). Es importante que tenga el mejor precio dentro de aquellos que ofrecen las coberturas que requerimos. Lo más importante es que cumpla con ellas y posteriormente elegir el que mejor precio tenga.
5.- Ten en cuenta los servicios y funciones complementarias
También debemos tener en cuenta los servicios complementarios que vienen a modo de extra en un software para la contabilidad. Algunos de ellos pueden ser sumamente beneficiosos para nuestra compañía. Hay que dar especial importancia a cuestiones como la formación, el asesoramiento o el mantenimiento o soporte técnico.
6.- Valora la flexibilidad y amplitud del software de contabilidad
Siempre debemos tener en cuenta como objetivo y como principio que nuestra compañía va a crecer. Con ello, debemos escoger un software de contabilidad que nos permita asimilar dicho crecimiento dentro de sus funciones. Es decir, debemos escoger una herramienta que pueda crecer al mismo tiempo y ritmo que nuestra propia empresa.
7.- Consulta otras opiniones
Hoy en día es posible consultar la opinión de cientos de personas a través de internet. Por lo mismo, es importante tenerlas en cuenta para conocer la experiencia de otros usuarios en un uso real. También nos dará información sobre las coberturas y prácticas de la empresa.
8.- Es idóneo si es una herramienta Cloud
Un software para llevar la contabilidad que incorpore servicios en la nube es ideal por ofrecernos una mayor accesibilidad tanto para nosotros como para nuestros colaboradores. Con ello, podremos consultar los datos en cualquier sitio del mundo y en cualquier dispositivo.
9.- Busca un precio por lo que empleas
No es necesario pagar servicios extra que no vamos a emplear o funciones que no necesitamos. En la actualidad las empresas de software de contabilidad nos permiten pagar solo por aquellos servicios y funciones que necesitamos sin añadir gastos supérfluos.
10.- Sopesa los periodos de prueba y devolución
Algunas empresas de software incorporan condiciones por las que pueden devolverse si no nos agradan. Valora esta opción antes de implementar tu software de contabilidad y contarás con una prueba mejor y más real del mismo.
Esperamos que este artículo te haya servido de ayuda. Te recomendamos consultar otros como este en el que te hablamos de los siete puntos que deben aparecer en tu cuaderno contable digital. Quantum Economics te ofrece la mejor información para ti y tu empresa.
