Desde Quantum, y más concretamente desde nuestro software de contabilidad, queremos hablarte de algunas diferencias que existen entre las facturas online y las físicas. Dichas diferencias hacen que una u otra puedan cumplir determinados cometidos que hagan más o menos eficiente la forma de trabajar de un negocio, y de paso que subsanen o añadan más complejidad y errores a todo el proceso.
¿En qué consisten la facturas online?
Para comenzar a entender las diferencias entre las facturas online y las facturas físicas, comenzaremos hablando de las características de las primeras. Se tratan de un elemento por el que se identifican ingresos de mercancías, comercio y servicios en general a través de medios electrónicos. Es así que se generan y procesan de forma completamente online y digital, tanto desde el momento de su emisión hasta el momento de su procesamiento y su almacenamiento.
Suponen en la actualidad una solución accesible para cualquier negocio o profesional, y existen software de gestión de facturas específicos para poder llevar a cabo dichas tareas con ellas. De hecho, en los últimos años se está llevando a cabo una apuesta más contundente por este medio, en lugar de por los medios de facturas físicas y la contabilidad tradicional.
Beneficios de las facturas online
Las facturas online son una forma más eficiente que las facturas físicas. Esto se debe a que en ellas se eliminan todos los procesos que no cuentan con valor y al mismo tiempo ahorran en costes asociados al papel, los envíos, la impresión, el almacenamiento, etc. Por todo ello no pueden ofrecer un modelo de contabilidad más efectivo, sino al mismo tiempo más seguro y accesible. En efecto, en el caso de las facturas online es posible llevar a cabo una gestión mucho más sencilla, que de hecho prácticamente cualquiera puede llevar a cabo gracias a los software de gestión a ellas asociados.
Por otro lado, en el caso de las facturas online se automatizan diferentes procesos como la recepción, la gestión de envíos y en general todos los trámites que tienen que ver con su procesado y operatividad. Es así que se trata de un modelo mucho más rentable, efectivo, accesible y rápidos para las empresas.
Por último no podemos obviar el implemento de la seguridad. Es imprescindible en el caso de las facturas online incluir una firma electrónica certificada por la que podrían reclamarse impagos, verificar que el documento es auténtico, realizar y autorizar accesos simultáneos así como validaciones remotas.
Características de las facturas físicas
En segundo lugar hablaremos de algunas de las principales características de las facturas físicas. Estas son de sobra conocidas como consecuencia de que han sido la forma de contabilidad tradicional y la que se ha venido empleando hasta la llegada de la era de la transformación digital.
Estas facturas deben ser emitidas y procesadas en papel, haciéndose imprescindible disponer de ejemplar físico para su posterior gestión y también su almacenamiento. Esto produce un proceso mucho más complejo que el de las facturas online y, por lo mismo, uno donde es mucho más fácil que se produzcan errores a lo largo de todo el procedimiento. Por lo mismo, generan menor seguridad en cuanto a su actividad que puede derivar de hecho en irregularidades a las que posteriormente hubiera que hacer frente.
Diferencias entre las facturas online y las físicas
A consecuencia de lo expuesto hasta aquí, podemos aportar una serie de diferencias entre las facturas online y las facturas físicas. Todas ellas quedarían sintetizadas en el siguiente listado:
1.- Diferencias en cuanto a seguridad
Gracias a la incorporación de la firma electrónica en las facturas online, estas cuentan con disposiciones y elementos de seguridad mucho más avanzados.
2.- Legalidad
Una de las diferencias más notables entre las facturas online y las físicas es que las primeras cuentan en sus folios y series con la firma electrónica que son dispuestos directamente por el SAT de forma completamente digital.
3.- Versatilidad en las facturas online
A diferencia de lo que sucede con las facturas físicas, la firma electrónica es creada, enviada y almacenada a través de medios electrónicos que, sin embargo, se pueden imprimir. Eso quiere decir que las facturas online pueden convertirse también en físicas y no al revés salvo tras la puesta en marcha de un proceso de digitalización. Existen, de hecho, softwares complementarios para gestionar tickets y mejorar la gestión de forma pormenorizada de cada movimiento financiero de la empresa. En este artículo te explicamos cómo gestionar tickets digitalizados con certificado de la Agencia Tributaria.
4.- Mayor flexibilidad de las facturas online
Otra de las diferencias específicas entre las facturas online y las físicas es que se emplea un único folio independientemente del número de partidas. Esto se hace generalmente para un mismo cliente, por lo que todo el proceso queda simplificado.
5.- Accesibilidad y legibilidad
También debemos destacar que en las facturas online existe un sello digital por el que se sustituye la cédula fiscal propia del contribuyente que en muchas ocasiones no resulta legible.
6.- Acceso remoto
Las facturas online se gestionan y organizan en la nube. Eso quiere decir que con ellas y a través de softwares de facturación pueden gestionarse a distancia haciendo que independientemente de la ubicación sea posible consultarlas y gestionarlas simplemente contando con Internet.
7.- Múltiples accesos de una mayor sencillez
Los software de facturación online son generalmente herramientas muy sencillas de manejar. En ellos pueden gestionarse los permisos para el acceso de los diferentes usuarios a través de distintas sesiones. Pueden gestionarse dichos permisos para establecer protocolos de acceso según el rango de usuario de los mismos.
Si necesitas implementar un sistema para la gestión de facturas o incluso de la totalidad de tu contabilidad no dudes en contactarnos o llamarnos al 900 907 815 y estaremos encantados de asesorarte y proporcionarte la solución que se adapte a aquello que necesitas.
