La trazabilidad contable es una de las posibilidades actuales de la llamada contabilidad online, en la nube o en general digital. Es por ello que desde Quantum y nuestro software de contabilidad queremos hablarte más acerca de ella y sobre algunas de sus principales funciones.
¿Qué es la trazabilidad contable?
La trazabilidad contable es un término que se refiere al uso de programas informáticos para la contabilidad y por el que es posible rastrear un dato o en general trazar su registro en una determinada base de datos o, en el caso de la contabilidad, un cuadro de información contable.
Es así que en términos generales podríamos definir también la trazabilidad contable como la herramienta por la que es posible obtener el registro y huella de determinados datos contables que pueden incluir también a sus autores, responsables, hora, fecha y circunstancias en las que se ha dado la autorización para el registro.
Este concepto es muy importante, para empezar, en el caso de las auditorías. En efecto, a través de la trazabilidad contable estas pueden ejercer más fácilmente sus tareas rastreando entre toda la información contable de una empresa o negocio. Al mismo tiempo, sirve para saber el origen de cada uno de los movimientos de una empresa y para conocer exactamente la evolución o estado de datos concretos.
Es así que se trata de una técnica por la que en general se mejora la calidad de los registros contables. Al mismo tiempo, esta se hace mucho más fiable y accesible.
¿Qué sentido tiene la trazabilidad contable?
Tal y como se puede deducir a raíz de la definición de trazabilidad contable que hemos propuesto, esta tiene numerosas finalidades. En primer lugar, se trata de una nueva forma de llevar a cabo el control de la contabilidad. Esto es posible a partir de la aparición de softwares de contabilidad con los que es posible llevar a cabo un control más exhaustivo de la misma.
En efecto, dicho control se consigue a partir de una organización digital de todos sus datos. Por lo mismo, a través de dichos programas puede analizarse la evolución de nuestra contabilidad y poder obtener de ella una información mucho más nítida. Esto quiere decir que podemos obtener la gran ventaja de una contabilidad mucho más precisa y que nos ayude de hecho a tomar mejores decisiones para nuestro negocio.
¿Para qué sirve la trazabilidad contable?
La trazabilidad contable sirve para poder rastrear todos los datos contables, así como su contexto dentro de la propia contabilidad de una empresa. Con ello podemos localizar y precisar el origen de dichos datos. Esto está relacionado con diferentes funciones dentro de una empresa y que pueden serle de gran ayuda:
1.- Auditorías
A la hora de realizar la auditoría de una empresa, la trazabilidad contable es de una gran importancia. Esto se debe a que con ella es posible obtener datos concretos y fiables no solo para la propia empresa sino también para terceros que quieran revisar su contabilidad. Es así que puede verificarse de una forma más sencilla y demostrar con ello que toda la contabilidad está en orden. Esto es también de especial interés frente a los propios trabajadores así como frente a los acreedores.
2.- Ciberseguridad
La trazabilidad contable también sirve para implementar la ciberseguridad de una empresa y de su propia contabilidad. Esto se debe a que es posible obtener datos de una forma más fiable, así como poder custodiarlos de una forma eficiente a través de los programas en los que dicha contabilidad está integrada. De la misma manera, es mucho más sencillo detectar amenazas en tiempo real y siempre de una forma nítida.
3.- Tarea forense informática
En ocasiones, la trazabilidad también sirve para las tareas forenses informáticas. Estas están relacionadas con los fraudes mercantiles que puedan cometerse o en general para sostener como pruebas delitos que se hayan cometido, por lo que otra de sus funciones es facilitar el rastreo de los datos contables.
4.- Trasvase de datos
Otra de las funciones más interesantes que tiene la trazabilidad contable es que puede servir de gran ayuda en procesos de trasvase de datos. La trazabilidad contable puede ayudar a simplificar todo el proceso de traspaso de datos entre compañías o socios en distintas operaciones como pudiera ser la de una fusión o simplemente la de comunicación dentro de un consorcio.
5.- Mejora de la gestión
Definitivamente, podríamos decir que la trazabilidad contable aporta como principal y más notable beneficio el de mejorar la gestión empresarial. En efecto, como consecuencia de que es posible tener más a mano los datos contables y emplearlos para generar informes sobre evolución y estado de la empresa puede mejorarse la gestión de ella. Es así que también sirve para mejorar notablemente la calidad de nuestras decisiones. Todo ello es un beneficio complementario a los beneficios de un software de contabilidad como el de Quantum.
Te recomendamos por todo ello contar con el software de contabilidad de Quantum. Con él podrás obtener todos estos beneficios e implementar la trazabilidad contable en tu negocio de la forma más sencilla y eficaz.
