El control de facturas es un método por el que pueden tenerse a mano y sin pérdida posible todas las facturas de una empresa. Con ello, obtenemos varias ventajas de las que hablaremos a continuación. Para efectuar dicho control de facturas pueden emplearse softwares específicos como el de Quantum Business con todos los beneficios que un software de contabilidad puede aportar a una empresa.
¿Cómo llevar a cabo el control de facturas?
Un software de control de facturas como el de Quantum Business permite llevar a cabo el control de facturas de una forma prácticamente automática. En efecto, esto lo hace de un lado gracias a trabajar en la nube, y del otro a hacerlo interconectado con los diferentes socios que una compañía o profesional tiene a lo largo del desempeño de su tarea: desde gestor hasta proveedores pasando por clientes.
¿Cómo funciona el control de facturas?
El control de facturas es un método por el que cualquier factura que se produzca en un negocio puede digitalizarse y llevarse a la nube para ser organizada, sistematizada, archivada y puesta a disposición en ella. Es así que incluso con Ticketless podrá tener control sobre cada uno de los tickets que se generen en su empresa.
Un software de contabilidad permite llevar a cabo la automatización de tareas contable y con ello no solo reducir la pérdida de facturas sino al mismo tiempo ahorrar tiempo en tareas que pueden llevarse a cabo de una forma más sencilla. Dicho tiempo puede dedicarse a la gestión teniendo por lo tanto el control de facturas un poderoso aliado para nuestro control sobre la compañía.
Así, cada factura puede ser automáticamente dispuesta en su fichero correspondiente según cliente, fecha, asunto y estado contable. Con ello, nada más generarse las facturas podrán estar en su ubicación dentro de la nube sin que se produzcan errores humanos ni pérdida de las mismas. Ni que decir tiene que el control de facturas provoca que no se generen pérdidas de cobros y en general de ingresos como consecuencia de la pérdida de estas.
Facturas sin papeles
Otro de los puntos esenciales para lograr el control de facturas es la sustitución de las facturas de papel por las digitales. El formato físico de facturas en papel genera muchas más pérdidas que el formato digital: es por lo mismo que para llevar a cabo un control de las mismas la sustitución del formato papel por uno digital puede dar muy buenos resultados. Se evita que se traspapelen y al mismo tiempo se consigue una organización mucho más eficiente que se incorpora de hecho al asiento contable en tiempo real.
Eso quiere decir que el control de facturas repercute también muy positivamente sobre la contabilidad de una empresa y evita los errores y sus consecuentes sanciones de cara, por ejemplo, a la Hacienda Pública. Igualmente, este método se implantará con el tiempo (ya habiéndose adelantado la digitalización de facturas en Navarra y País Vasco) y dejará de ser una opción para convertirse en algo obligatorio.
Naturalmente, esta digitalización de facturas será válida de cara a Hacienda y permitirá tener facturas certificadas sin necesidad de que estén archivadas físicamente.
Mayor integración de todas sus facturas
El control de facturas permite al mismo tiempo una mayor integración de las mismas. El software Quantum Business, y en general todas las soluciones de Quantum Economics, pueden conectarse con otros softwares complementarios como ERP, MRP, etc. así como con otros dispositivos que permiten disponer de una contabilidad efectiva en tiempo real y sin errores.
Igualmente, esta integración se extiende a su entidad financiera. Es posible intercomunicarse y cohesionarse con ella haciendo que nuestras facturas y sus asientos contables sean conocidos por la entidad y automatizando procesos como el pago de impuestos, estudios de viabilidad, etc. Se consigue la consolidación de todos los movimientos en el acto haciendo más eficiente y fiables todos nuestros procesos.
Facilidad para la migración
El control de facturas incluye también el control sobre su posible migración. Eso quiere decir que no solo disponemos control sobre las facturas efectivas, sino que de hecho podemos tenerlo a lo largo de toda la cadena gracias a que al estar digitalizadas y bien organizadas en la nube, resultarán más accesibles y de paso más fáciles de migrar a otras plataformas, socios o departamentos que las necesiten.
Eso quiere decir que no trabajaremos con una única copia física que puede perderse sino con una copia digital en la nube que permanece bien clasificada y que, por supuesto, cuando se quiera se puede transformar a papel.
Mejores decisiones
Por último, queremos señalar que el control de facturas online mediante software específicos permite tomar mejores decisiones. Esto se debe a que disponemos con él de un control más exhaustivo acerca de las mismas, de nuestra propia contabilidad así como del estado financiero de nuestra compañía. Con ello disponemos de paso con un horizonte más nítido y preciso con el que tomar decisiones en tiempo real acerca de los procesos de una compañía.
Por ello podemos decir que el control de facturas es de hecho una forma de hacer más eficiente la actividad de una empresa automatizando gran parte de sus procesos y del departamento contable y, al mismo tiempo, eliminando muchos de los errores que se producen a causa del control tradicional de las facturas en formato físico.
Conclusiones sobre la gestión de facturas:
Existen multitud de aspectos a tener en cuenta, pero si realmente quieres llevar a cavo la gestión de facturas de la mejor forma posible la solución pasa por un software que te lo ponga fácil. Desde Quantum Economics hemos desarrollado nuestras soluciones con la gestión sencilla de facturas como uno de los pilares.
Si quieres conocer mejor cómo Quantum puede ayudar a tu negocio no tengas ninguna duda en contactarnos o llamarnos al 900 907 815
