La contabilidad con documentos físicos ha pasado al olvido. Existen numerosas causas por las que ya no es un modelo de contabilidad fiable ni eficiente. Desde Quantum y sobre todo desde nuestro software de contabilidad para empresas queremos hablarte más acerca de dichas razones. De paso, te explicaremos por qué merece la pena un modelo de contabilidad digital en la nube.
1.- La contabilidad con documentos físicos y el espacio
Una de las razones por las que ha quedado en desuso la contabilidad con documentos físicos es la cantidad de espacio que ocupa. En efecto, para llevarla a cabo se requieren de libros contables físicos. Estos son los responsables de que se requieran grandes espacios para poder almacenarlos.
Es así que debe dedicarse un espacio completo a ellos dentro de una oficina, con lo que hace menos funcional dicha ubicación y ocupa un lugar que podría dedicarse a otras actividades mucho más rentables.
2.- Mayores dificultades para su organización
La contabilidad con documentos físicos tiene otro problema añadido. Nos referimos a la complejidad que suma al hecho de clasificarla y organizarla. Así es: resulta mucho más complejo organizar una contabilidad en formato físico que una en formato digital. Esto se debe a que resulta más complejo, tedioso e ineficiente localizar determinada documentación entre los diferentes volúmenes de contabilidad con los que contamos.
Para solucionar esto puedes optar por digitalizar tus facturas y tickets u otros documentos de forma rápida mediante un OCR como por ejemplo el que integran todas las soluciones para empresas o para despachos profesionales de Quantum: TicketLess
Descubre como utilizarla en el post anterior.
3.- Un mayor espacio para el error
La contabilidad con documentos físicos es fuente de muchos más errores que la contabilidad digital. Esto se debe en gran parte al anterior punto: como consecuencia de ser una tarea mucho más compleja a la hora de gestionarla y organizarla, los errores pueden aparecer en ella con mayor facilidad. En efecto, pueden traspapelarse documentos que son irreparables, aparecer errores consecuencia de esa misma pérdida o de la naturaleza compleja de una contabilidad con documentos físicos.
Por último, y a la luz de ello pueden aparecer sobrecostes asociados a dicha forma de contabilidad que sean causados precisamente por esos errores.
4.- La ubicuidad en la contabilidad con documentos físicos
Otro de los aspectos más importantes por los que la contabilidad con documentos físicos ha pasado a quedar obsoleta es el acceso mismo a los documentos. Programas de contabilidad en la nube como el QuantumConta permiten consultar todas las operaciones contables de una compañía independientemente de nuestra ubicación.
Gracias a funcionar en la nube es posible consultar toda la información contable a través de la conexión a Internet. Es así que independientemente de dónde nos encontremos podremos consultar dicha información y tenerla siempre disponible. Este concepto inaugura otro que a su vez resulta de suma importancia para la gestión empresarial: el despacho virtual.
En la contabilidad digital y en contra de las posibilidades de la contabilidad con documentos físicos es posible gestionar documentos e información desde cualquier punto y trabajar independientemente de nuestras circunstancias. Algo que se ha vuelto especialmente notorio con los estragos del COVID-19.
5.- La complejidad como factor clave
Otro de los aspectos esenciales que hacen de la contabilidad con documentos físicos una forma en desuso es la de su propia complejidad. Con ello queremos resaltar las facilidades de uso que da la contabilidad digital a quienes deben emplearla. Es así que cualquier persona puede manejarla gracias a un diseño muy manejable e intuitivo de sus software de contabilidad.
Con ello no se requiere de personal especializado para llevar a cabo las tareas más complejas de contabilidad. Simplemente puede bastar con conocimientos básicos de informática para poder llevar a cabo las diferentes gestiones con las máximas garantías. Sin embargo, antes de elegir un programa de contabilidad, es recomendable tener en cuenta algunos consejos para elegir el mejor software de contabilidad online.
6.- Ahorro de coste material
La contabilidad con documentos físicos es más costosa no solo por las pérdidas que produce en un negocio. Lo es también por el gran gasto en materiales. Estos incluyen ingentes cantidades de papel, archivadores, clasificadores, tinta para impresores, hardware, etc. Sin embargo, en la contabilidad digital todos estos costes se eliminan en gran parte gracias a las soluciones informáticas con las que están integrados.
Por lo mismo, no solo ahorramos espacio, sino que también ahorramos en coste de material y gastos asociados a él. De paso, con este punto contribuimos a cuidar más y mejor del medio ambiente y podemos dedicar dichos recursos a optimizar aún más nuestra compañía.
7.- La interconectividad
No podemos pasar por alto otro de los aspectos más importantes por los que la contabilidad con documentos físicos ha quedado atrás. Nos referimos a la cuestión de la interconectividad. Esta se expresa por la capacidad que tiene nuestra propia contabilidad para no permanecer aislada en sí misma. En efecto, sería la posibilidad de conectar nuestra contabilidad con los diferentes departamentos de nuestra empresa, con sus socios y con colaboradores como las entidades bancarias.
Esta conectividad en el caso de la contabilidad con documentos físicos debe hacerse a mano. Con ello no solo hacemos el proceso más tedioso; también lo hacemos más susceptible de error. Sin embargo, la contabilidad digital nos permite estar conectados directamente con la Agencia Tributaria, con nuestro banco, clientes y socios en tiempo real. Así resulta mucho más rápida toda la gestión y contiene menos errores. De paso, queda integrada con los principales agentes con los que una empresa debe relacionarse.
Esperamos que todas estas razones te hayan ayudado a comprender por qué hoy en día la contabilidad con documentos físicos no es ya una opción recomendable para tu negocio. Te animamos a echar un vistazo a nuestro software de contabilidad para convencerte por ti mismo de todo lo que puedes mejorar con él.
