La contabilidad en excel es una forma de controlar y llevar a cabo la gestión de las cuentas de una empresa que ha quedado obsoleta en la actualidad. Desde Quantum y nuestra alternativa de software contable para empresas queremos aclarar si resulta conveniente seguir utilizando este modelo de contabilidad dentro de la gestión de una empresa.
¿Qué supone la contabilidad en excel?
Excel es una herramienta todavía hoy en día muy empleada para la contabilidad de empresas. Sobre todo, para la contabilidad por parte de autónomos y pequeñas empresas. Las razones de esta preferencia estriban fundamentalmente en la aparente sencillez de este programa.
En efecto, son muchos los profesionales que llevan a cabo todavía contabilidad en Excel por pensar que es el programa que más facilidades les brinda. La segunda razón sería su coste. Excel no es un programa completamente gratuito ya que, de una forma u otra, finalmente tendremos que hacernos con una licencia de Microsoft Office. De hecho, son muchos los profesionales que recurren a alternativas de “sucedáneos de Excel” con los que realizan su contabilidad.
Qué inconvenientes tiene la contabilidad en Excel
Tal y como hemos dicho, las ventajas de una contabilidad en Excel posee estrictamente dos ventajas. La primera de ellas es su aparente sencillez. Tal y como demostraremos más adelante al hablar de la alternativa a la contabilidad en Excel (que serían los software de contabilidad y preferiblemente aquellos que operan en la nube), esta aparente sencillez es en realidad falsa.
Digamos que Excel no es propiamente un programa de contabilidad. Es más bien un programa en el que “puede” anotarse la contabilidad. Sin embargo, hay diferencias sustanciales entre ambos conceptos que de hecho pueden resultar fatales para un negocio.
En concreto, Excel se trata de una herramienta que básicamente nos permite un uso descriptivo de nuestra contabilidad. Es decir, nos sirve únicamente para realizar anotaciones acerca de ella que posteriormente deben manejarse de una forma tradicional. Por ello, podemos decir que, como consecuencia de que Excel no es una herramienta de contabilidad, deja demasiado margen al error humano. La causa está en que Excel nos permite reflejar los datos pero no procesarlos de forma automática y exhaustiva.
En este sentido, podemos definir la contabilidad en Excel como una forma de apuntar cuentas pero no de operar con ellas ni hacer operaciones de segundo nivel relacionados con la misma. Simplemente hay que pensar en qué tipo y qué cuantía de pérdidas puede haber por una contabilidad donde el error humano sigue estando presente.
Es entonces cuando nos damos cuenta de que la segunda ventaja de Excel es en realidad una ventaja aparente. Fruto de los errores que propicia por no tratarse de un software de contabilidad serían todas las pérdidas que puede ocasionar simplemente por no procesar de forma coordinada los datos de contabilidad.
Ventajas de la contabilidad a través de software específicos
Frente a la contabilidad en Excel tendríamos la contabilidad realizada con programas específicos para ello. Entre las mejores alternativas estaría el software de contabilidad Quantum Conta. Entre las razones para ello estarían las siguientes.
1.- Un software de contabilidad es una herramienta integrada y coordinada
Como hemos dicho, la contabilidad en Excel es una herramienta meramente descriptiva. Por así decirlo, sirve simplemente para apuntar los datos de nuestra contabilidad. El procesamiento de los mismos debe hacerse posteriormente de forma particular, generalmente por profesionales de la contabilidad o por parte de los mismos profesionales (en el caso, por ejemplo, de los autónomos)
Esta gestión propia de los datos lleva muchas veces al error. Estos errores se traducen en pérdidas en último término. Es así que un software de contabilidad funciona de forma integrada haciendo que los datos que se introducen en él sean procesados de forma automática y precisa. Con ello se minimizan todo lo posible los fallos que pudieran producirse.
2.- Una herramienta sencilla
La segunda ventaja de un software de contabilidad es su sencillez. El prejuicio suele llevar a pensar que este tipo de software requieren de una especialización para poder emplearlos. Sin embargo, se trata de todo lo contrario. Se trata de herramientas informáticas que han sido simplificadas todo lo posible precisamente para que cualquiera pueda emplearlas.
Es por ello que un software de contabilidad puede suponer una herramienta al alcance no solo del departamento de contabilidad, sino también de cualquier persona que lo necesite. Para acertar con tu decisión te recomendamos consultar este artículo con consejos para elegir tu software de contabilidad.
3.- Mayor integración
La contabilidad en Excel, por su propia naturaleza, solo puede disponer de datos que van a permanecer aislados del resto de herramientas. Eso quiere decir que de nuevo seremos nosotros mismos quienes tengamos que emplearlos para poder darles sentido y hacer que estén cohesionados con nuestra contabilidad en general.
Por contra, un software de contabilidad puede operar integrado con otras aplicaciones complementarias a él. Es así que dichos resultados, por ejemplo, pueden integrase con el balance de cuentas general, con la cuenta de nóminas, la de gastos, ingresos, etc. En general, cada uno de los asientos de nuestro negocio y cada uno de los aspectos de nuestra contabilidad tendrá sentido respecto a todos los demás.
4.- Contabilidad llevada a la nube
Por último, no queremos pasar por alto otra característica de un software de contabilidad como Quantum Conta. Nos referimos a la posibilidad de trabajar con él en la nube y hacer que toda nuestra contabilidad pueda ser consultada y trabajada de forma remota. Independientemente de la ubicación, con un dispositivo con acceso a Internet puede tenerse acceso a ella haciendo que podamos disponer de una “oficina virtual” allí donde tengamos Internet.
Por todas estas características, la contabilidad a través de software específicos es mucho más rentable, accesible y eficiente que la contabilidad en Excel. Prueba Quantum Conta para comprobarlo por ti mismo.
