¿Hasta que punto es fiable guardar documentos fiscales en la nube?

La respuesta a esta pregunta no es homogénea. La seguridad del almacenaje online depende sobre todo de dos cosas. Por una parte del proveedor escogido. Por la otra de la tecnología que emplee el propio usuario. Sobre lo que sí existe acuerdo entre los expertos es sobre la necesidad de encriptación. El almacenamiento en la nube sin ella es inseguro desde todos los puntos de vista. El motivo es que, al almacenar documentos fiscales sin encriptar, el usuario cede al proveedor del servicio acceso completo a esa documentación. Además del peligro inherente de que la documentación se vea comprometida en caso de un ataque informático. La solución para ello es encriptar los archivos de manera local. La encriptación debe hacerse antes de subirlos a la nube. En ese caso, el almacenamiento online pasa a ser seguro.

¿Qué nivel de seguridad hay en España para el almacenamiento en la nube de documentos fiscales?

En España, así como en la generalidad de Europa, nos encontramos en un momento de crecimiento de la cultura de la seguridad digital. Sin embargo hablamos de un crecimiento lento. En la actualidad la mayor parte de los usuarios basa su relación con el proveedor de hosting en la confianza. Solo una pequeña minoría de usuarios, tanto empresas como individuales, son conscientes del riesgo que esto conlleva.
En el caso de almacenar documentos fiscales en terceros países, las dudas surgen respecto a la seguridad durante el tránsito. De nuevo, la solución es una encriptación previa a nivel local. De otra manera, se multiplican los agentes de riesgo. Estos pasarían a ser: el proveedor de alojamiento, el de internet y cualquier otro que se involucrase en el proceso de transferencia de los archivos. En estos casos se hace necesario asegurarse de que la conexión también ha sido encriptada. La seguridad se confirma siempre que se use un https para la transferencia.

¿Es la encriptación la mejor solución para guardar documentos fiscales en la nube?

Si la encriptación se lleva a cabo de una manera correcta, sí lo es. Las contraseñas fuertes presentan problemas incluso para las grandes agencias de inteligencia gubernamentales. La encriptación elimina de la ecuación la necesidad de fiarse del proveedor. De hecho, al estar los archivos encriptados, ese proveedor ya no tienen acceso a su contenido. Por supuesto, para que el sistema de encriptación sea 100% seguro debe carecer de las llamadas “llaves maestras” o “puertas de atrás”. Esto impide que los agentes de la ley puedan acceder a los documentos fiscales almacenados. Para ello necesitarían una orden judicial. Igual que se necesita para registrar un archivo físico.
Lamentablemente, ningún sistema de encriptación ofrece una seguridad absoluta. Existe una pequeñísima posibilidad de que los temidos piratas informáticos comprometan cualquier sistema. Se trata de una posibilidad remota, pero la misma lleva a una parte de los usuarios a confiar en sistemas de almacenamiento que nunca se conectan a la red. Por ejemplo, servidores dedicados o, en casos en los que se necesite menos espacio, discos duros independientes.

Proveedores de almacenamiento online

En la actualidad hay docenas de proveedores que ofrecen almacenamiento para documentos fiscales en la nube. FileZilla, Dropbox o Google Drive son gratuitos y ofrecen una buena cantidad de espacio disponible desde el primer momento. Con la posibilidad de ampliar el mismo previo pago. Google Drive de hecho ofrece el espacio de manera automática, de modo que, si tienes una cuenta de Google, ya posees espacio de almacenamiento en la nube.
A la hora de gestionar la documentación en el espacio que ofrecen estos proveedores basta con seguir criterios claros y coherentes de organización. De hecho, es posible duplicar la arquitectura de archivo de cada empresa siempre que la misma se base en carpetas de archivos. Basta con crear las mismas carpetas y subcarpetas y guardar dentro los archivos correspondientes.
En Quantum nos gustan las cosas muy ordenadas y accesibles. Nuestra aplicación para la contabilidad de tickets y facturas se basa en el almacenamiento online de la información. Una información completamente segura que no comprometerá ni tus datos ni los datos de tus clientes. Ofrecemos un sistema de contabilidad completamente online que no tendría sentido si la información de nuestros clientes se viera comprometida. Desde aquí te animamos a comprobar el funcionamiento de nuestra aplicación sin ningún compromiso.