Los tickets digitales pueden cumplir la función de una factura simplificada. Ahora bien, para ello tienen que seguir una serie de pautas. Te explicamos mejor cómo generar tickets digitales.
Cómo generar tickets digitales
Para la generación de un ticket digital pueda ser una factura necesitas un software especializado. Una vez que cuentes con esta herramienta para confeccionar tickets, has de seguir estos pasos:
1. Solicitud al usuario
El usuario está en su derecho de recibir las facturas en papel. En consecuencia, para que un ticket digital tenga validez has de tener la autorización expresa del usuario. Solo la necesitas una vez y, a partir de ese momento, podrás funcionar con esta tecnología.
2. Almacenamiento digital
Es imprescindible guardar las facturas en un archivo digital. Para ello, es imprescindible indicar que esta documentación puede ser requerida por clientes o administraciones tributarias.
3. Garantizar el acceso a la información
Con el desarrollo de los derechos para el usuario en el Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD) también se incide en esta cuestión. No solo has de garantizar el acceso a la información, sino también la portabilidad.
¿Qué ha de contener un ticket digital?
Ahora que ya hemos hablado de las condiciones de las facturas digitales, vamos a hacerlo de los tickets. Esta es la manera de garantizar un cambio de calado pero sin que se contravenga la normativa. El marco legislativo es el del Reglamento de Facturación del Reino de España, que sigue la normativa europea.
1. No sobrepasar los 400 euros
Las facturas simplificadas son la mejor opción para quien desea gastar menos de 400 euros. No en vano, en este caso la Administración entiende que los tickets cumplen con su función. Las personas que van a pagar gasolina, prendas de ropa o videojuegos se ven en esta situación. Si tienes dudas, lo primero que te recomendamos es que le consultes a tu asesor fiscal o gestor.
2. Número y serie
Todas las facturas tienen que estar numeradas, pero en el caso de los tickets hay que añadir la serie si la empresa emite tickets y facturas indistintamente. Esta será la manera de saber diferenciar bien cada caso sin problemas. Esta información es básica para garantizar un cierto orden.
3. Datos del empresario
El empresario ha de hacer constar su CIF-NIF, su nombre o razón social. Esta es la manera de controlar el origen de la factura y validarla. Tienes que ser completo a la hora de aportar estos datos para que no haya confusión.
4. Fecha
La fecha de la factura es fundamental para identificar a qué ejercicio corresponde. Para que el ticket sea válido, ha de incluir este dato. Es importante que recuerdes que, si no consta esta información, la Agencia Tributaria no dará por válida la factura.
5. Forma de pago
Es necesario que se incluya la información de la forma de pago, si ha sido en efectivo o con tarjeta de crédito. Estos datos ahorrarán tiempo y trámites tediosos para localizar el origen de un gasto.
6. Descripción de la mercancía o servicios
La mercancía o servicio que presta ha de indicarse, así como la cantidad y el precio total. La idea es que dispongas de la misma información que en una factura convencional.
Las ventajas de una herramienta digital
Las herramientas digitales, siempre que estén validadas, ofrecen varias ventajas a las empresas. En primer lugar, reducen el tiempo necesario para realizar operaciones. Por otra parte, minimizan el porcentaje de error humano. Finalmente, hemos de destacar que permiten realizar operaciones directamente ante la Administración, reduciendo costes. Las PYMES han tardado más en sumarse a la facturación digital, pero hoy la práctica totalidad ya operan así.
La asunción de herramientas de software en las empresas es un camino sin retorno, también para generar tickets digitales. Ahora bien, ¿Cómo encuentro el software que necesito? Lo mejor es contar con el concurso de una empresa especializada, como Quantum Economics.
Conclusión
En Quantum Economics disponemos de varias soluciones de software para PYMES. Tenemos programas para el ticketless, la contabilidad, facturación o sistemas en la nube. En definitiva, contamos con todo lo necesario para facilitarte tu actividad profesional cotidiana.
Por un lado, Quantum Conta nos permitirá generar los tickets digitales y facturas para nuestra empresa. Además, la herramienta Ticketless nos permitirá homologar los tickets ante Hacienda. Finalmente, hemos de indicar que disponemos de software en la nube para garantizar el funcionamiento cotidiano de la oficina.
En definitiva, si quieres ganar en tranquilidad, no dudes en contactarnos. Estamos convencidos de que te podemos ayudar a dar un mejor servicio a tus clientes y ser más eficiente.
