En la práctica, agilizar el pago de facturas se convierte en un elemento fundamental para asegurar la viabilidad de una compañía. En el artículo, explicamos cómo tardar menos en cobrar.
¿Por qué es tan importante agilizar el pago de facturas?
Al fin y al cabo, equilibrar el flujo de caja es fundamental por varios motivos. En primer lugar, como indicador de salud financiera de la empresa. En segundo lugar, porque ese aspecto permitirá acceder a la financiación por parte de las entidades más fácilmente. Finalmente, porque en caso de un imprevisto, será más fácil responder. En la práctica, y siempre que sea posible, lo importante es pagar lo antes posible y diferir el pago lo que se pueda.
Si bien la mayoría de empresas que abren ya establecen un Plan de Negocio y tienen clara esta cuestión, hay excepciones. Sobre todo, en pequeños comercios familiares que no están plenamente informatizados. No porque no sepan cobrar en tiempo y forma, sino porque no utilizan herramientas especializadas para revisar los cobros. Cuando esto sucede, es importante
Un problema recurrente, pues, es el de agilizar el pago de aquellas facturas que ya hemos emitido. Hay varias técnicas para conseguirlo, en función de los intereses que tengamos. Conocerlas es importante para planificarse y evitar problemas a medio plazo.
Técnicas para agilizar el cobro
Siguiendo el principio de acelerar el cobro y diferir el pago, hay las siguientes estategias de aplicación generalizada. El grado de utilización variará en función de la empresa. De esta manera, se asegurará el pago de facturas:
Descuento de letras
Esta opción ofrece liquidez inmediata, pero tiene el inconveniente de que se aplicará un descuento sobre la cantidad a percibir. Por este motivo, es una opción aconsejable solo si es estrictamente necesario. Es uno de los métodos más antiguos para cuadrar la contabilidad de la empresa sin necesidad de solicitar financiación externa.
Recordatorios
Hay morosidad intencionada, pero en ocasiones hay impagos por un despiste. En este caso, enviar un recordatorio por SMS o email es una alternativa interesante. Los estudios demuestran que este método compensa y es efectivo. Ahora bien, es más efectivo cuando se tienen varios clientes que realizan un gasto pequeño porque se pueden hacer envíos masivos. Por otra parte, hay que asegurarse de que las notificaciones llegan cuando es preceptivo.
Negociación
En este caso, hay que realizar una negociación personalizada con cada cliente. Dependerá de las circunstancias, pero puede negociarse el pago de una parte o descuentos futuros. Este elemento suele ser muy importante. El problema es que este es el método con un mayor margen de subjetividad para el pago de las facturas, por su propia naturaleza. En cualquier caso, y si se realiza con tiento, se puede aumentar el disponible de la empresa.
Política de ventas
La política de ventas es elemento fundamental porque establece las reglas de juego. Evidentemente, luego puede haber problemas o variaciones, pero esto es fundamental. Saber si se cobra al contado, a plazos o los descuentos que se aplicarán son elementos a tener en cuenta y, si se quiere, en algún momento se puede cambiar. El inconveniente es que, este punto, requiere de unas condiciones claras y al alcance de todos los clientes, existiendo menos margen para la arbitrariedad.
Sí consideramos importante, a la hora de estudiar esta cuestión, dar un plazo razonable. Para asegurarnos de que el pago de facturas se realiza en tiempo y forma, hay que realizar un seguimiento. Consultar el estado de pagos cada mes parece lógico.
Conclusión
Para mejorar los procesos de pago de facturas, la tecnología puede ser un gran apoyo. Por ejemplo, un software de facturación nos ayudará a saber qué se debe en tiempo y forma, localizando los datos de cada cliente. Adiós a los archivos manuales que facilitaban que se traspapelasen las cosas; hoy todo es mucho más sencillo. Una empresa especializada puede proveer de todo lo necesario para generar facturas, tickets y comunicarse con las autoridades tributarias a través del sistema SII. En consecuencia, la gestión ordinaria será más fácil y saber qué facturas hay que cobrar en tiempo y forma, también.
En Quantum Economics contamos con todas las herramientas de contabilidad necesarias para facilitar el día a día. La eficiencia es imprescindible para mejorar la competitividad. Animamos a todo tipo de empresas a que contacten con nosotros para buscar la solución a medida que necesitan. A medio plazo, notarán la diferencia y, de esta forma, mejorarán sus resultados. La tecnología es, hoy, el mayor aliado para todo tipo de compañías, más allá de su tamaño.
