Las efacturas son, a todos los efectos, facturas legales que una empresa emite a sus clientes. La diferencia radica en que se expide (o se recibe) a través de medios digitales. Como todas las facturas, se encuentran reguladas por el RD 1619/2012, que recoge normas como la obligatoriedad de facturación, contenidos, requisitos o plazos. Cabe destacar que tienen el mismo valor legal que las tradicionales facturas en papel.
Beneficios de las efacturas
Utilizar facturas electrónicas puede proporcionarte numerosas ventajas frente al uso del papel:
- Ahorrarás tiempo, puesto que los trámites, envíos, etc, se hacen mucho más rápido.
- Mejora la eficiencia en nuestra oficina, puesto que las tareas más repetitivas pueden automatizarse. Existen programas que generan las facturas de forma automática, sólo introduciendo los datos necesarios.
- Reducción de costes. Sobre todo en papel, puesto que no hay que enviar las facturas físicamente, pero también en otros materiales como tinta para imprimirlas, cajas donde almacenarlas, etc.
- Si utilizamos programas específicos, también se disminuyen los errores provocados por el factor humano.
- Si tenemos nuestras facturas almacenadas en algún lugar al que se permita el acceso remoto (servidores o la propia nube) podemos consultar nuestras facturas en cualquier momento y lugar.
- Mejora el orden y el almacenamiento, puesto que no tenemos que buscar físicamente la factura que necesitemos. A cambio, se necesita un buen sistema de nombres y fechas para localizarlas en nuestro sistema.
- Colaboramos con el medio ambiente, puesto que el menor consumo de papel también reduce emisiones, residuos, etc.
- Por último, puede beneficiar a nuestra imagen, ya que transmitiremos un uso responsable de los recursos y también un uso adecuado de las nuevas tecnologías.
Requisitos de las efacturas
Una vez que conocemos las ventajas de utilizar este formato, debemos asegurarnos de que, como cualquier factura, cumplan con la legalidad vigente. En este caso, los requisitos son los siguientes:
- En primer lugar, debemos obtener el consentimiento de los clientes a los que emitamos nuestra factura digital, puesto que tienen derecho a seguir recibiéndola en papel. Debe ser un consentimiento expreso en el que además se detalle el medio concreto a través del cual recibirán la factura. También debe incluirse la posibilidad de que pueda revocar su decisión.
- Legibilidad, al igual que en aquellas expedidas en papel. En el caso de las digitales esto significa que debe poder leerlas cualquier persona. Este requisito no debe preocuparnos en exceso, puesto que cualquier programa que utilicemos (incluso los procesadores de textos) son capaces de transformarlas a formatos legibles.
- Se debe poder garantizar la autenticidad del remitente. Para ello, lo ideal es utilizar un sistema de firma electrónica, basado en certificados digitales que pueden solicitarse con el DNI electrónico.
- Asimismo, debe poder garantizarse su integridad. Es decir, que su contenido no se haya visto modificado por terceros. Tanto este requisito como la autenticidad se garantizan con el uso de una firma electrónica.
- Por último, tienes la obligación legal de conservar las facturas en tu sistema, así como permitir el acceso a ellas cuando la administración lo requiera.
¿Cómo puedo empezar a crear efacturas?
El primer paso para empezar a emitir tus facturas es aprender a crearlas. Para ello, tienes tres opciones:
1. Programas informáticos
Van desde aquellos programas pensados ad hoc para crear efacturas hasta los programas de ofimática más comunes. Por ejemplo, es muy común que algunas empresas utilicen Excel, una herramienta que permite hacer cálculos precisos sin mucha complejidad. Es el caso de aquellas facturas que nos llegan en formato PDF, e incluso en JPG o TXT. También existen programas más complejos, que automatizan la creación de cada factura, dado que recopilan datos que ya están en nuestro sistema.
2. Expedidas por un tercero
En ocasiones podemos recurrir a los prestadores de servicios relacionados con facturas electrónicas. En estos casos, serán ellos quienes se encarguen no sólo de emitir las facturas, sino también de conservarlas en sus sistemas. En este caso, aunque los datos de facturación sean los de nuestra empresa, la firma digital que acredite la veracidad de los datos será la de nuestro prestador.
3. Autofacturación
Es decir, será el destinatario el que emita su propia factura, bajo autorización expresa de la empresa implicada. Tal y como se recoge en el artículo 5 de este Reglamento.
Conclusión
Para ahorrar costes y mejorar el rendimiento contable dentro de tu propia empresa, desde Quantum Economics ponemos a tu disposición nuestro programa de gestión de efacturas. Con él, no solo automatizarás la creación de tus facturas electrónicas, sino que tendrás tu contabilidad bajo control, y podrás hacer un seguimiento exhaustivo de cada movimiento económico que se produzca en tu negocio.
