La facturación es el proceso más importante al que se enfrenta una empresa en la relación con sus clientes. Existen documentos en papel y facturas digitales y hay que conocer en qué casos son legales.
Facturas en papel
Las facturas en papel son el documento tradicional que se envía a un cliente para dejar constancia de una transacción. Conviene recordar que, para que el documento sea válido, la factura simple ha de contar con la identificación del emisor y con todos los datos. De la misma manera, también ha de incluir los datos del cliente. También se incluirá la fecha de la operación, características de la mercancía, número de unidades y los impuestos a aplicar. Si no se cumplen estas condiciones, la factura no será válida.
Parece obvio, pero hay que diferenciar entre la factura proforma y la factura legal. El primer documento es demostrativo, mientras que el segundo es oficial y se utilizará para confeccionar las cuentas anuales. En cualquier caso, la pauta de obligado cumplimento es el Reglamento de Facturación, según lo aprobado en el Real Decreto 1619/2012. Este texto legal ha sufrido modificaciones para adaptarlo a la realidad del ecommerce e incorpora nuevos supuestos de validez.
Finalmente, con respecto las facturas en papel, hay que recordar que son un derecho del usuario si este no ha explicitado lo contrario. Aunque es común que recibamos facturas de suministros por correo electrónico, estamos en nuestro derecho de exigir el soporte tradicional.
¿Cuándo son legales las facturas digitales?
Es fundamental distinguir entre facturas digitales y tickets. Los tickets son un mero comprobante de una transacción pero no tienen el valor de facturación. Por lo tanto, conviene dejar bien clara esta cuestión porque aún existe quien se confunde. Las facturas digitales han de contar con toda la información que incluye una factura en papel. Hay una diferencia de calado en lo referente a la validación que has de considerar.
La principal diferencia con respecto a lo que establecía el antiguo Reglamento de Facturación es que ahora no es necesario incluir la firma digital para que esta se considere válida. Por lo tanto, es perfectamente posible enviar facturas digitales mediante correo electrónico. Eso sí, ha de respetar los siguientes principios para no tener problemas:
- Tiene que existir un consentimiento expreso por parte del cliente, según lo establecido en el Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD). Si no lo hay, tendrá que enviarse el documento en papel porque ahora ya no es válido el consentimiento tácito.
- El documento ha de poder leerse y estar editado en un formato previamente aceptado por el cliente que puede ser pdf, excel, doc, jpg e incluso png. La condición ineludible es la legibilidad y nuestro consejo es que se utilicen medios masivos.
- La empresa ha de guardar una copia de las facturas digitales por si la reclama el cliente. Esto implicará tener una base de datos que no tendrás que borrar hasta que pase el periodo de prescripción de la documentación.
Eso sí, es fundamental que cuentes con aplicaciones como Ticket Less que te faciliten el trabajo. Es relativamente común que, por falta de conocimientos, ignores cómo se realizan estas operaciones. Las facturas digitales pueden facilitarte el trabajo, siempre y cuando sepas cómo elaborarlas.
Cómo elegir el tipo de factura a enviar a tus clientes
Dependiendo del tipo de cliente, convendrá optar por una facturación u otra. Sí has de tener en cuenta, no obstante, que si realizas una gestión responsable, ahorrarás dinero con las nuevas tecnologías por la reducción de costes que conllevan. Además, tampoco has de olvidar la contribución al medio ambiente de este sistema.
Las facturas en papel siguen siendo el mejor sistema para gente de edad avanzada y para operaciones de un valor elevado. En este caso, tanto si eres el comprador como el vendedor, es preferible tener el soporte físico. De todas formas, no olvides que estas obligado a disponer de este formato a petición del cliente.
Las facturas digitales son un buen sistema para empresas que tengan un elevado número de clientes con pagos reducidos o moderados. De esta forma, ahorrarás costes de administración y automatizarás el proceso. Para el cliente también es práctico, porque puede reenviar la información al gestor sin tener que imprimir el documento.
Es de suponer que, en los próximos años, ambos sistemas seguirán conviviendo. En cualquier caso, si tienes una compañía te interesa incorporar software especializado. Este es el caso de las aplicaciones que desarrolla Quantum. Si quieres saber más, contacta con nosotros para que te ampliemos la información.
